læsetid 5 min
- 20. august 2021
Et af de store spørgsmål som mange virksomheder har, når de skal gennemføre en APV er: hvor meget koster en APV? Grundlæggende er svaret helt enkelt; det kommer an på, hvilken APV-proces du ønsker at gennemføre.
I dette indlæg vil vi kigge på de forskellige prismodeller på APV-markedet.
APV-markedet kan overordnet set deles op i konsulent- og softwarebranchen. Her er APV’ens pris ofte er baseret på en prismodel enten af engangspris eller en pris pr. medarbejder pr. år.
APV konsulent – husk de skjulte omkostninger
Inden for konsulentbranchen er der et hav af muligheder for at gennemføre en APV. Prisen varierer fra 30 – 200 kr. pr. medarbejder pr. år alt efter antal ansatte i virksomheden. Dog bliver den samlede APV pris ofte meget dyrere end den indledende startpris. Årsagen er ganske enkel.
Konsulentbranchen tjener ikke deres penge på selve apv skemaet – men på det ”menneskelige” og deraf konsulenternes manuelle arbejde.
Lad os kigge kort på APV-processen som kan dig en indikation af, hvilke trin der koster tid og penge at gennemføre.
Processen foregår typisk i 5 trin:
- Kortlægning af arbejdsmiljøet
- Beskrivelse af arbejdsmiljøproblemer via rapporter til virksomheden
- Inddragelse af virksomhedens sygefravær
- Udarbejdelse og implementering af handlingsplan til at løse APV’ens største problemråder
- Opfølgning på handlingsplanen
Læs også: Hvad er en APV? Guide til arbejdspladsvurdering
Kortlægning af arbejdsmiljøet
Typisk har konsulentbranchen opbygget et basalt spørgeskemamodul, som kunderne får adgang til. Her får deres kunder adgang til at sende et spørgeskema ud som kortlægger deres arbejdsmiljø.
Adgangen til denne basismodel koster ikke specielt meget. Som nævnt i det ovenstående kan prisen for denne adgang variere fra 30 – 200 kr. pr. medarbejder pr. år alt efter antal ansatte i virksomheden.
Hvis virksomheden vælger at benytte et basalt spørgeskemamodul såsom SurveyMonkey, er det vigtigt at huske på, at systemet kun lever op til 1. trin af APV-processen.
Rapportering af resultaterne
De fire resterende trin, fra rapporter til konkrete APV handlingsplaner, udarbejdes af konsulenthuset, da virksomhederne ofte ikke har de interne ressourcer til at omsætte så meget rå data til meningsfulde rapporter.
Derfor bliver det ofte en særskilt (og dyr) konsulentopgave.
Prisen varierer også her fra en simpel timepris mellem 800 – 1500 kr. i timen til 5000 – 10.000 kr. pr. rapport. Alt efter antal ansatte i virksomheden kan sådan en rapport koste fra 5000 – 10.000 kr. Hvis vi så antager, at virksomheder har 10 eller 50+ afdelinger bliver det en dyr fornøjelse.
Handlingsplanen der løser arbejdsmiljøproblemerne
Én ting er rapportering af arbejdsmiljøet. Et andet og meget vigtigt step er prioritering af en handlingsplan, der skal løse arbejdsmiljøproblemerne. For at det kan lade sig gøre, skal de enkelte ledere forstå indholdet af rapporten.
Derfor hentes konsulenterne ofte ind igen for at præsentere rapportens indhold for lederne og give dem anbefalinger til de konkrete handlingsplaner til arbejdsmiljøet. Det bliver igen en særskilt konsulentpris, som påvirker APV’ens samlede pris.
De skjulte omkostninger
Mange virksomheder fokuserer ofte udelukkende på, hvad de betaler for en adgangsbillet til konsulenternes system. Jeg understreger dog altid, at de skal huske at medregne de skjulte konsulentomkostninger i deres prissammenligning.
Taget i betragtning af at teknologien nu har muliggjort, at vi kan automatisere konsulenternes manuelle processer fra kortlægning til rapport til handlingsforslag, anbefaler jeg ikke, at virksomhederne bruger unødvendig tid og penge på en i forvejen tidskrævende proces.
Digitale APV-værktøjer
I softwarebranchen finder vi ligeledes et hav af systemer, der kan gennemføre APV’en, hvor prismodellen typisk abonnement baseret. Priserne varierer dog også her.
Der findes to forskellige “modeller” af digitale APV-værktøjer.
- Et traditionelt spørgeskemasystem, der kun leverer selve APV-målingen
- Et mere premium APV-system, der fuldautomatiserer hele APV-processen.
Wobas APV værktøj gør APV processen nem og automatisk, så I sparer både tid og besvær. Samtidig giver det jer værktøjerne til at forebygge risici i arbejdsmiljøet, inden skaden er sket.
”Gør det selv”-løsningen
Lad os start med at kigge på ”basis” modellen. For et helt basalt APV-værktøj kan prisen starte fra 20 – 50 kr. pr. medarbejder pr. år for en basispakke.
Her får virksomheden typisk adgang til et traditionelt selvbetjeningssystem, hvor de selv skal gøre alt arbejdet:
- formulere spørgsmålene
- udsende målingen
- forstå den indsamlede data
- omsætte data til rapporter og handlingstiltag
Systemet arbejder altså ikke for dig, og derfor kræver håndteringen af et sådan system typisk meget manuelt arbejde. Virksomhederne bruger i gennemsnit 6 – 12 måneder på at gennemføre den resterende APV-proces, hvis de vælger et “gør det selv”-system. Særligt ligger der mange måneders arbejde i at få omsat APV-resultaterne til handlingsplaner.
Det er ofte både HR-manager og Arbejdsmiljøorganisationen, der er involveres i den proces. Hvis vi tager en gennemsnitslønnen for en HR-manager og to til tre arbejdsmiljørepræsentanter fra arbejdsmiljøorganisationen, er den samlet set 190.000 kr. pr. måned.
Omkostningerne forbundet til “gør-det-selv-løsningen”
Det koster altså virksomheden 190.000 kr. at bruge disse medarbejderes tid på at gennemføre APV-processen. Hvis vi antager, at de er erfarne med at gennemføre APV-processen, bruger de godt tre måneder på dels at få forstå deres APV-rapporter og få omsat resultaterne til handlingsplaner. Den brugte tid svarer til 570.000 kr.
Hertil er der ikke medregnet, at de lokale ledere ofte også er inkluderet i udarbejdelsen af handlingsplanerne sammen med medarbejderne. Det er alt andet lige en meget dyr og tidskrævende proces, hvis man som virksomhed vælger et standard spørgeskemasystem til at gennemføre en APV. Det største problem rent fagligt er, at hvis en APV-proces tager virksomheder så mange måneder at gennemføre, så forøger det også risikoen for, at arbejdsmiljøet har ændret sig i mellemtiden – hvilket gør resultaterne ubrugelige.
Så nu tænker du nok, hvorfor vælger virksomhederne ikke blot en fuldautomatiseret APV-løsning, som sparer dem for de mange måneders APV-arbejde? Desværre er der mange virksomheder, der udelukkende fokuserer på den initiale opstartspris. Derfor overses de indirekte omkostninger, der er forbundet med at gennemføre APV-processen internt.
Download den ultimative guide til APV
En fuldautomatisk digital APV: systemet gør det tunge arbejde for dig
For en fuldautomatisk model, hvor virksomheden skal bruge minimum af tid og få maksimal værdi ved at leve op til alle fem lovpligtige APV-trin, betaler kunden for, at softwaren helt automatisk gør det tunge APV-arbejde.
Det er en modernisering og automatisering af den traditionelle APV, hvor virksomheden typisk får adgang til:
- En moderne besvarelsesplatform på både app, mobil og computer
- Et dashboard til HR, AMR og lederne til visuelle real-time resultater
- Et automatisk rapport- og kommentarmodul
- Automatiske handlingsforslag
- Et handlingsplansmodul med selvkørende tidsstyring og opfølgning m.m.
Her betaler virksomheden for den frigivne tid ved at vælge et fuldautomatisk software som ligger fra 90 – 300 kr. medarbejder pr. år alt efter antal ansatte i virksomheden.
Så prisen på en APV afhænger meget af, hvilken proces I som virksomhed ønsker. Har I ressourcer til at drive APV-processen internt fra a – z?
Eller ønsker I et fuldautomatisk digitalt værktøj, der gennemfører APV’ens fem lovpligtige trin helt automatisk og frigiver tid til at skabe dialog og implementere de nødvendige handlingsplaner? Det er i sidste ende jeres vurdering.
Fordele ved en fuldautomatisk digital APV
Jeg er selvfølgelig farvet af min rolle som stifter af Woba, men min vurdering er, at det er nogle klare fordele ved at vælge en fuldautomatisk APV-løsning:
- Spar tid og besvær og lev op til APV’ens 5 lovkrav helt automatisk
- Gør det nemt at besvare APV’en og tilgå resultater fra mobil, tablet eller computer
- Få APV-resultaterne på tværs af hele arbejdspladsen med det samme, som undersøgelsen slutter
- Sæt jeres medarbejdere og ledere i stand til at handle på APV’ens resultater imens de stadig er aktuelle – som gør det muligt at forebygge problemer, inden skaden er sket
- Få frigivet tid til at leve op til APV’ens formål: at løse og forebygge virksomhedens arbejdsmiljøudfordringer som kan have en indflydelse på sygefraværet
- Gør APV-processen sjov, nem og værdifuld for alle ansatte
Forebyg risici i arbejdsmiljøet
Hvis vi derudover antager, at I med en fuldautomatisk APV blot forebygger en langtidssygemelding, som kunne være forårsaget et dårlig psykisk arbejdsmiljø eller som resultat af det fysiske arbejdsmiljø, kan I ifølge forskningen sparer helt op til 1 million kr.
Direkte omkostninger ved sygemelding
- Sygedagpenge
- Feriepenge heraf
- Pension m.v.
- Andre lønafhængige omkostninger
- Refusion af sygedagpenge
Indirekte omkostninger ved sygemelding
- Løn til vikar inkl. feriepenge, pension mv.
- Udgifter ved at finde vikar, håndtering osv.
- Oplæring af ny medarbejder
- Ekstra belastning på øvrige medarbejdere
- Tab af goodwill hos kunder
- Nedgang i leveringstid og muligvis kvalitet
APV’en er dermed et effektivt redskab til at fremme det psykiske og fysiske arbejdsmiljø. En international undersøgelse viser, at investeringer i arbejdsmiljø såsom APV’en betaler sig hjem 2,2. gange i gennemsnit. Så det store spørgsmål er måske ikke, hvad prisen på en APV er, men hvad det koster at lade være (eller vælge den forkerte løsning).
