Læsetid 7 min
- 18. marts 2022
Det er vigtigt at have et ordentligt indblik i de mange APV regler. En APV er ikke blot et vigtigt værktøj, der hjælper jer med at forebygge dårligt arbejdsmiljø. Det er også tvunget ved lov.
Har du én eller flere ansatte, så skal du nemlig lave en APV, så du har overblik over arbejdsmiljøet i virksomheden. Der er ikke nogen virksomhedstyper eller brancher, som er fritaget for at lave en APV. Derfor kan du lige så godt komme godt fra start og blive klædt på fra top til tå med ALT hvad der findes af viden omkring APV.
Download den ultimative guide til APV her.
For at udarbejde en lovpligtig APV, skal du selvsagt have styr på de forskellige APV regler. Det kan dog være svært at blive klog på. Derfor har vi samlet nogle gode henvisninger og opsummeret de primære og vigtigste rammer for en lovpligtig APV her.
For at opfylde reglerne for en lovpligtig APV, så skal du først og fremmest gennem fem faser. Inden for rammerne af de krav, som de fem faser stiller, er der dog en høj grad af metodefrihed. Derfor bestemmer du også langt hen ad vejen selv, hvordan du vil løse opgaven.
De fem faser er:
Ønsker du at vide mere om de fem faser? Så læs med i blogindlægget ’Hvad er en APV?’, hvor de fem faser uddybes.
Typisk vil observation, interview og tjeklister være de mest udbredte metoder til at kortlægge virksomhedens arbejdsmiljø. Det vil typisk være virksomhedens kultur, branche eller størrelse,
der afgør, hvilken metode, der egner sig bedst. Uanset metode skal de fem faser dog dækkes. Her kan du med fordel benytte et APV skema, så du er sikker på, at du får afdækket alle fem faser.
Fra den 1. januar 2021 trådte de nye regler for kemisk risikovurdering i kraft, som har til formål at beskytte medarbejdere mod farlige kemikalier på arbejdspladsen. De nye regler erstatter den tidligere bekendtgørelse om arbejde med stoffer og materialer (kemiske stoffer og produkter) og indebærer flere ændringer og skærpede krav.
En af de største ændringer er, at der nu er en pligt til at udføre en risikovurdering for alle kemiske stoffer og produkter, som anvendes på arbejdspladsen. Risikovurderingen skal beskrive de farer, som stofferne og produkterne udgør, og identificere de nødvendige foranstaltninger for at forebygge og begrænse risikoen for skader og sygdomme på arbejdspladsen.
Derudover er der også krav om, at virksomhederne skal indføre en række generelle foranstaltninger, herunder oprettelse af et kemikalieregister, udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger for alle kemiske stoffer og produkter, og uddannelse af medarbejdere i korrekt brug og håndtering af kemikalier.
Du kan læse nærmere om kravene til den kemiske risikovurdering hos Arbejdstilsynet.
Ligesom der er regler for APV’ens indhold, er der ligeledes regler vedrørende selve udformningen af APV’en.
Når du skal til at lave din APV, er det vigtigt, at kortlægningen af jeres arbejdsmiljø dokumenteres skriftligt uanset hvilken metode, I benytter.
Mange virksomheder udarbejder stadig deres APV analogt, hvor medarbejderne udfylder spørgeskemaer eller tjeklister med blyant og papir. Der kan dog være tid at spare for både ledelse og medarbejdere ved at investere i en digital løsning, der kan automatisere store dele af processen. Sådan en løsning vil ofte også sikre jer, at I overholder loven.
Ikke overbevist? Her kan du læse om 6 gode grunde til at lave jeres APV online.
Det er ikke et krav, at arbejdsgiveren skal have hænderne på selve APV-processen. Men det er arbejdsgiveren, som i sidste ende har ansvaret for at få tiltaget igangsat. Det er også arbejdsgiverens ansvar at tage initiativ til at lave en arbejdsmiljøgruppe (AMO), som er en intern gruppe bestående af udvalgte medarbejdere. Virksomhedens AMO arbejder konkret med arbejdsmiljøet for at højne sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen.
Som arbejdsgiver skal du naturligvis være ekstra opmærksom på krænkende handlinger. Hvis der forefindes problematikker som mobning eller seksuel chikane, så har du som arbejdsgiver en særlig forpligtelse til at agere og håndtere de specifikke problematikker hurtigst muligt.
Derudover skal du være opmærksom på, at al information og trufne foranstaltninger omkring dette skal skrives ind i APV’en – og det skal være tilgængeligt for alle ledere og ansatte.
Tidligere kunne man ofte finde en støvet arbejdsmiljømappe et sted på kontoret. Men når jeres APV er færdig, skal den ikke bare gemmes væk. Den skal derimod være tilgængelig for alle i virksomheden samt Arbejdstilsynet, hvis de kommer forbi.
I dag er det meget normalt, at APV’en er digitaliseret. Så har man nem adgang til den, uanset hvor man befinder sig, når Arbejdstilsynet fører tilsyn.
Det er vigtigt at inddrage hele organisationen for at få et retvisende billede af arbejdsmiljøet. Uanset størrelsen på virksomheden, så er det et krav, at ledelsen og medarbejderne samarbejder om hele processen.
Hvis din virksomhed har ti eller flere medarbejdere, skal I lave en AMO, som er en intern gruppe bestående af udvalgte medarbejdere. Virksomhedens AMO arbejder konkret med arbejdsmiljøet for at højne sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen.
Udvalgte repræsentanter fra ledelsen og medarbejdere, herunder tillids-, sikkerheds-, og arbejdsmiljørepræsentanter, er altid en del af en AMO.
Der er mange faktorer at blive klog på i forbindelse med en korrekt APV. Det er vigtigt at søge viden, særligt hos Arbejdstilsynet eller hos en ekspertvirksomhed som Woba.
For at gøre APV- processen lidt nemmere, så har vi samlet 10 værdifulde tips til at overholde APV reglerne som et tillæg til de formelle regler jævnfør arbejdsmiljøloven. Hvis du kombinerer det hele, får du et rigtigt godt afsæt til APV-arbejdet.
Det er et lovkrav, at en virksomhed laver en APV minimum hvert tredje år, men det kan være en god idé at bruge APV’en som en overordnet årlig trivselsmåling.
Undersøgelsens resultater er et super kompas, som løbende peger på både gode- og dårlige situationer i arbejdsmiljøet.
Ved at lave en APV på en årlig dynamisk basis, så har du langt større indsigt i jeres arbejdsmiljø og medarbejdernes daglige trivsel.
Grunden til at dette er vigtigt skyldes, at når du løbende og oftere tager pulsen på medarbejderne, så vil du også stille dig selv langt bedre i forhold til at kunne forebygge både sygefravær og de omkostningskrævende medarbejdertab.
Når du skal kortlægge virksomhedens arbejdsmiljø, findes der forskellige metoder, som du kan bruge. Det kan eksempelvis være i form af observation, interviews eller tjeklister afhængigt af, hvad der passer virksomheden og medarbejderne bedst.
Det kan også være en idé at benytte et APV skema, så du er sikker på, at du får afdækket de vigtigste punkter i APV’en. APV skemaet kan også bruges i kombination med observation og samtaler.
Meget små virksomheder kan anvende tjeklister sammen med observation for at kortlægge arbejdsmiljøet. Store virksomheder med flere afdelinger anvender spørgeskemametoden. Det er nemmest at inkludere alle arbejdsforhold via spørgeskema frem for observation, som kræver overblik og træning.
Du kan downloade Wobas APV skema her.
Du kan også anvende en branche- eller afdelingsspecifik spørgeramme for at engagere dine ansatte og få de bedste, mest brugbare svar.
Når du udvælger den specifikke spørgeramme, så tænk over at vælge spørgsmål som kan trigge en “Det her er relevant for mig”-følelse hos dine medarbejdere.
På den måde opnås et større engagement og en mere markant velvilje i forhold til APV-projektet.
Du kan med fordel behandle APV’en som et projekt. Et projekt har brug for styring, så læg en tidsplan for hvornår du vil gennemføre og behandle de forskellige trin.
Sådan kommer du i mål med alle dele af APV’en, men du kan også beregne den tidsmæssige omkostning ved jeres proces – med henblik på at effektivisere den til næste gang.
Virksomheder og organisationer gennemgår mange løbende forandringer. Hvis du vil holde trit med niveauet af trivsel i din virksomhed, bør du dog gennemføre APV’en oftere end det lovpligtige hvert tredje år.
En årlig undersøgelse giver dig indsigt i resultatet af dine tidligere løsninger og muligheden for at opdage problemer under opsejling.
Netop dét, at opdage problemer under opsejling, er et hamrende vigtigt værktøj på din vej mod et bedre arbejdsmiljø og glade, tilfredse medarbejdere. For kan du forudse udfordringer og problematikker, så kan du også meget nemmere forebygge dem og ikke mindst handle på dem.
I et employee engagement-regi kaldes denne term for ‘Predictive Analytics’. Du kan læse mere om, hvordan Predictive analytics er en ‘game changer’ for HR her.
Når man finder en problematik, skal den løses. Hav dine ressourcer til handling klar.
Ressourcer kan være et budget, en tillidsrepræsentants tid og faglighed, adgang til en erhvervspsykolog eller noget helt fjerde.
Specifikke handlingsplaner er et vigtigt værktøj, når du sidder med en bunke APV-resultater og har kortlagt de pågældende problematikker.
For ét er at identificere problematikkerne. Noget andet er at handle konkret på dem. Netop det kan specifikke, gennemarbejdede handlingsplaner afhjælpe.
Når man har tilkendegivet sin utilfredshed, bliver der efterladt et tomrum hos medarbejderen, hvis man ikke oplever en løsningsorienteret reaktion fra ledelsen.
Derfor er det utroligt vigtigt, at du som leder har både et ønske og en reel mulighed for at imødekomme undersøgelsens resultater.
De gode resultater kan du anvende til positiv kommunikation og bekræftelse.
Hvis I har lagt en særlig indsats for at forbedre stemningen på kontoret, er det dejligt, hvis dataene bekræfter, at I lykkedes med det.
I forbindelse med rekruttering er det også værdifuldt at fremlægge data, der bekræfter jeres udsagn om, at I har et godt arbejdsmiljø.
I mangel af tid, ressourcer, værktøj og formål sker det, at virksomheder gennemfører en proforma-APV eller en utilstrækkelig APV, hvor der skøjtes let og elegant henover hele processen uden nogen intention om at bruge det til noget.
Her følger de konsekvenser, at Arbejdstilsynet kan give virksomheden en bøde eller et påbud, men også at du svigter dig selv og din virksomhed på vigtige, oversete arbejdsmiljøområder.
Se ikke APV’en som en hindring I bare skal have overstået grundet en lovpligtig instans, men skift dit mindset til at se APV’en som en uvurderlig og meget vigtig ressource for din virksomhed som arbejdsplads, hvilket de netop er.
Jo flere der svarer, jo bedre data. Jo bedre data, jo bedre mulighed for at identificere og løse problematikker. Derfor er tilgængeligheden af din undersøgelse en afgørende karakter for, at du ikke spilder din egen og dine kollegaers tid.
Det er absolut værd at stille efter en høj svarprocent for at du kan implementere de bedste løsninger og blive en endnu bedre arbejdsplads. hertil vil dit vigtigste værktøj være oplysning.
Spar ikke på vidensdelingen vedrørende jeres APV-proces. Oplys i stedet dine medarbejdere om formål, proces og ikke mindst det faktum, at resultaterne på den anden side af processen vil føre til konkrete handlinger.
Du kan læse mere om gode råd til at øge din svarprocent her, så du får bedst mulige forudsætninger for at få brugbare data.
Man gennemfører ikke kun APV’en for at få et stillbillede. Jo oftere I gennemfører undersøgelsen, jo mere proaktiv viden indhenter I.
Proaktive strategier er ofte bedre end reaktive. Hvis I vil bruge APV’en som en fremtidssikrende strategi, kan I styrke organisationen hen over en årrække.
I styrker organisationen, fordi I formår at indhente viden om problematikker, inden de opstår eller bliver så alvorlige, at I skal bruge mange ressourcer for at løse dem. Det er som bekendt ikke ligefrem ligegyldige ressourcer. I Danmark koster en stress-sygemelding eller en opsigelse i gennemsnit din virksomhed 1 million kroner.
Det kan dermed hurtigt betale sig at forebygge eventuelle problematikker – blandt andet med en automatiseret og dynamisk APV.
Wobas APV-system gør denne proces nem og automatisk, så I sparer både tid og besvær. Samtidig giver det jer værktøjerne til at forebygge risici i arbejdsmiljøet, inden skaden er sket.
Woba newsletter sign-up
APV skema, skabelon, spørgeramme – kært barn har mange navne. En APV (kort for arbejdspladsvurdering) er et vigtigt værktøj, der hjælper jer med at forebygge dårligt arbejdsmiljø og til at nedsætte sygefraværet.
Når du skal lave en APV er der en række krav du skal opfylde, som er reguleret af Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø – også kaldet arbejdsmiljøloven. For at være sikker på at du opfylder kravene, kan du med fordel gøre brug af et APV skema.
Men hvad er et APV skema egentlig?
Man kan sige, at et APV skema er din sikreste og bedste vej til god trivsel og et godt arbejdsmiljø i virksomheden. Den giver dig det nødvendige indblik i medarbejdernes tanker og oplevelser. Den måler nemlig temperaturen på medarbejdernes daglige velvære, veltilpashed og følelse af at være en vigtig del af virksomheden.
Er du i tvivl om, hvordan du sikrer trivsel blandt dine medarbejdere? Her kan du læse 4 gode råd til, hvordan du opnår trivsel på arbejdspladsen.
Selvom arbejdspladsvurderingen er lovpligtig og skal leve op til en række specifikke krav, så er der en vis grad af metodefrihed. Det gælder særligt i forbindelse med kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljø.
Jeg gennemgår her de tre mest udbredte metoder: APV-skema, interview og observation. For selvom der er metodefrihed, så er ikke alle metoder lige.
APV skema, skabelon, spørgeramme – kært barn har mange navne. En APV (kort for arbejdspladsvurdering) er et vigtigt værktøj, der hjælper jer med at forebygge dårligt arbejdsmiljø og til at nedsætte sygefraværet.
Når du skal lave en APV er der en række krav du skal opfylde, som er reguleret af Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø – også kaldet arbejdsmiljøloven. For at være sikker på at du opfylder kravene, kan du med fordel gøre brug af et APV skema.
Men hvad er et APV skema egentlig?
Man kan sige, at et APV skema er din sikreste og bedste vej til god trivsel og et godt arbejdsmiljø i virksomheden. Den giver dig det nødvendige indblik i medarbejdernes tanker og oplevelser. Den måler nemlig temperaturen på medarbejdernes daglige velvære, veltilpashed og følelse af at være en vigtig del af virksomheden.
Er du i tvivl om, hvordan du sikrer trivsel blandt dine medarbejdere? Her kan du læse 4 gode råd til, hvordan du opnår trivsel på arbejdspladsen.
Selvom arbejdspladsvurderingen er lovpligtig og skal leve op til en række specifikke krav, så er der en vis grad af metodefrihed. Det gælder særligt i forbindelse med kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljø.
Jeg gennemgår her de tre mest udbredte metoder: APV-skema, interview og observation. For selvom der er metodefrihed, så er ikke alle metoder lige.
Problem:
“Jeg sidder ofte i træk og får kulde”
Handlingsplan:
‘Vi sørger øjeblikkeligt for at få repareret klimaanlægget og lukket for vinduerne. Den nærmeste afdelingsleder er ansvarlig.’
Problem:
“Min PC er langsom og bliver ofte smidt af internettet”
Handlingsplan:
‘Indkøb af nyt funktionelt udstyr og en opgradering af internetløsning. Afdelingsleder er ansvarlig for indkøb.’
Sådan kan du med en konkret og løsningsorienteret handlingsplan imødekomme dine medarbejderes behov og udfordringer i arbejdsmiljøet.
Men hvad nu, hvis kommentarfelterne i APV’en ser ud som følger:
“Jeg har ikke nogen symptomer på stress. Har dog svært ved at sove en hel nat og har lidt hjertebanken.”
“Jeg ved ikke, om det bare er mig, men føler af og til, at Kirsten taler ned til mig og behandler mig som om, jeg ikke gør mit arbejde godt nok. Det er nok bare mig.”
Nja, så har udfordringerne pludselig karakter af noget langt mindre håndgribeligt og kan ikke løses med et simpelt tiltag.
Og hvad gør du så?
Først og fremmest – gå ikke i panik. Ja, det er en alvorlig sag, men nu ved du det om ikke andet. Og i arbejdet med medarbejdertrivsel og arbejdsmiljø, så er viden og erkendelse første, vigtige skridt.
Men du kan nu heller ikke bare læne dig tilbage, lukke øjnene og tænke “Nå, det går jo nok …”, for målingerne giver dig en unik mulighed for reelt at handle på problematikkerne og imødekomme din medarbejders trivsel.
Og det er så her, hvor de gennemarbejdede og konkrete handlingsplaner er dit absolut vigtigste værktøj.
Jo, altså det er jo som navnet kraftigt antyder – en plan for en handling.
Og så er det tilmed noget af det absolut vigtigste i dit APV-arbejde. For hvad er en APV uden en reel opfølgning og en helt igennem konkret løsningsplan?
Spørger man Arbejdstilsynet, hvad de mener, at man skal udarbejde en handlingsplan ud fra, så skal man kortlægge følgende:
For at blive endnu mere konkret, så har vi i Woba udspecificeret handlingsplanerne, så de bliver langt mere dybdegående og brugbare.
Det er nemlig en virkelig god idé at kortlægge og inddele alt på organisationsniveau, ledelsesniveau, gruppeniveau samt individniveau. Denne inddeling kaldes i HR-regi for IGLO-modellen.
I – Individniveau
G – Gruppeniveau
L – Ledelsesniveau
O – Organisationsniveau
Lad os starte i omvendt rækkefølge …
På organisationsniveau ser du på, hvad arbejdsgiverens ansvar egentlig er i forhold til problematikken og i særdeleshed i den fremtidige plan. Hvad skal arbejdsgiveren gøre, sige og fokusere på, for at handlingstiltaget implementeres.
Ledelsesniveauet er dér, hvor lederens rolle tydeliggøres. Hvad betyder den enkelte leder for arbejdskulturen og hvordan kan han/hun være med til at løse problematikken.
Gruppeniveauet henvender sig til ‘teamet’, karakteriserer fællesskabet og “vi løfter i flok”-mentaliteten. En specifik handlingsplan kan her gå ind og fokusere på, hvad I reelt set kan gøre i fællesskab i teamet for at imødekomme problematikkerne. Er der nogen fordomme som skal håndteres? Skal det generelle sprog justeres lidt? Eller skal vi bare blive bedre til at inddrage og tage hensyn til hinanden?
Og så kommer vi til individniveauet. Hvad kan den enkelte medarbejder gøre for at fremme arbejdsmiljøet med henblik på den specifikke udfordring?
Her er det vigtigt at komme med guidelines til, hvordan den enkelte tackler udfordringen, men der kan også her udstikkes generelle holdninger til virksomhedens politik – og hvordan det ønskes, at man opfører sig overfor kolleger.
… Og det gør de bare!
Vi har set det selv gennem mange års erfaring med forskning i arbejdsmiljøet.
Forskningen peger entydigt på, at I kan opnå en forbedret arbejdsglæde, produktivitet og lavere sygefravær, hvis der prioriteres en tidlig indsats for at handle på målingernes problemområder.
© Copyright 2023 Woba
