6 gode grunde til at lave jeres APV online

APV skema, skabelon, spørgeramme – kært barn har mange navne. En APV (kort for arbejdspladsvurdering) er et vigtigt værktøj, der hjælper jer med at forebygge dårligt arbejdsmiljø og til at nedsætte sygefraværet.

Når du skal lave en APV er der en række krav du skal opfylde, som er reguleret af Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø – også kaldet arbejdsmiljøloven. For at være sikker på at du opfylder kravene, kan du med fordel gøre brug af et APV skema.

Download jeres APV skema her.

Men hvad er et APV skema egentlig?

Man kan sige, at et APV skema er din sikreste og bedste vej til god trivsel og et godt arbejdsmiljø i virksomheden. Den giver dig det nødvendige indblik i medarbejdernes tanker og oplevelser. Den måler nemlig temperaturen på medarbejdernes daglige velvære, veltilpashed og følelse af at være en vigtig del af virksomheden.

Er du i tvivl om, hvordan du sikrer trivsel blandt dine medarbejdere? Her kan du læse 4 gode råd til, hvordan du opnår trivsel på arbejdspladsen.

Selvom arbejdspladsvurderingen er lovpligtig og skal leve op til en række specifikke krav, så er der en vis grad af metodefrihed. Det gælder særligt i forbindelse med kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljø.

Jeg gennemgår her de tre mest udbredte metoder: APV-skema, interview og observation. For selvom der er metodefrihed, så er ikke alle metoder lige.

Problem:

“Jeg sidder ofte i træk og får kulde”

Handlingsplan:

‘Vi sørger øjeblikkeligt for at få repareret klimaanlægget og lukket for vinduerne. Den nærmeste afdelingsleder er ansvarlig.’

Problem:

“Min PC er langsom og bliver ofte smidt af internettet”

Handlingsplan:

‘Indkøb af nyt funktionelt udstyr og en opgradering af internetløsning. Afdelingsleder er ansvarlig for indkøb.’

Sådan kan du med en konkret og løsningsorienteret handlingsplan imødekomme dine medarbejderes behov og udfordringer i arbejdsmiljøet.

Men hvad nu, hvis kommentarfelterne i APV’en ser ud som følger:

“Jeg har ikke nogen symptomer på stress. Har dog svært ved at sove en hel nat og har lidt hjertebanken.”

“Jeg ved ikke, om det bare er mig, men føler af og til, at Kirsten taler ned til mig og behandler mig som om, jeg ikke gør mit arbejde godt nok. Det er nok bare mig.”

Nja, så har udfordringerne pludselig karakter af noget langt mindre håndgribeligt og kan ikke løses med et simpelt tiltag.

Og hvad gør du så?

Først og fremmest – gå ikke i panik. Ja, det er en alvorlig sag, men nu ved du det om ikke andet. Og i arbejdet med medarbejdertrivsel og arbejdsmiljø, så er viden og erkendelse første, vigtige skridt.

Men du kan nu heller ikke bare læne dig tilbage, lukke øjnene og tænke “Nå, det går jo nok …”, for målingerne giver dig en unik mulighed for reelt at handle på problematikkerne og imødekomme din medarbejders trivsel.

Og det er så her, hvor de gennemarbejdede og konkrete handlingsplaner er dit absolut vigtigste værktøj.

Hvad er en handlingsplan?

Jo, altså det er jo som navnet kraftigt antyder – en plan for en handling.

Og så er det tilmed noget af det absolut vigtigste i dit APV-arbejde. For hvad er en APV uden en reel opfølgning og en helt igennem konkret løsningsplan?

Spørger man Arbejdstilsynet, hvad de mener, at man skal udarbejde en handlingsplan ud fra, så skal man kortlægge følgende:

• Tema
• Handling
• Prioritet
• Termin
• Ansvar
• Dato for opfølgning

For at blive endnu mere konkret, så har vi i Woba udspecificeret handlingsplanerne, så de bliver langt mere dybdegående og brugbare.

Det er nemlig en virkelig god idé at kortlægge og inddele alt på organisationsniveau, ledelsesniveau, gruppeniveau samt individniveau. Denne inddeling kaldes i HR-regi for IGLO-modellen.

I – Individniveau
G – Gruppeniveau
L – Ledelsesniveau
O – Organisationsniveau

Lad os starte i omvendt rækkefølge …

På organisationsniveau ser du på, hvad arbejdsgiverens ansvar egentlig er i forhold til problematikken og i særdeleshed i den fremtidige plan. Hvad skal arbejdsgiveren gøre, sige og fokusere på, for at handlingstiltaget implementeres.

Ledelsesniveauet er dér, hvor lederens rolle tydeliggøres. Hvad betyder den enkelte leder for arbejdskulturen og hvordan kan han/hun være med til at løse problematikken.

Gruppeniveauet henvender sig til ‘teamet’, karakteriserer fællesskabet og “vi løfter i flok”-mentaliteten. En specifik handlingsplan kan her gå ind og fokusere på, hvad I reelt set kan gøre i fællesskab i teamet for at imødekomme problematikkerne. Er der nogen fordomme som skal håndteres? Skal det generelle sprog justeres lidt? Eller skal vi bare blive bedre til at inddrage og tage hensyn til hinanden?

Og så kommer vi til individniveauet. Hvad kan den enkelte medarbejder gøre for at fremme arbejdsmiljøet med henblik på den specifikke udfordring?

Her er det vigtigt at komme med guidelines til, hvordan den enkelte tackler udfordringen, men der kan også her udstikkes generelle holdninger til virksomhedens politik – og hvordan det ønskes, at man opfører sig overfor kolleger.

De rette handlingsplaner giver den rette effekt

… Og det gør de bare!

Vi har set det selv gennem mange års erfaring med forskning i arbejdsmiljøet.

Forskningen peger entydigt på, at I kan opnå en forbedret arbejdsglæde, produktivitet og lavere sygefravær, hvis der prioriteres en tidlig indsats for at handle på målingernes problemområder.