Predictive analytics – en ’game changer’ för HR

lästid: 6 min.

9. mars 2022

Vad kostar det att förlora en medarbetare? Om ni sitter med den frågan är ni inte ensamma.

Det finns faktiskt en mycket bra anledning att oroa sig för just denna fråga från både ledningen och HR-avdelningen.

För det första är det avgörande för företagens ekonomiska hälsa att kunna locka till sig och behålla talanger. Flera stora undersökningar, såsom MIT:s senaste ’Toxic Culture Is Driving The Great Resignation’, avslöjar att över 40 % av alla anställda för närvarande överväger att lämna sina jobb. Mellan april och september lämnade 24 miljoner amerikaner sina jobb under fenomenet ’The Great Resignation’ – ett fenomen som också når de nordiska länderna.

Förlusten av medarbetare ger ekonomiska och arbetsmiljömässiga konsekvenser

Att förlora en medarbetare har både ekonomiska och arbetsmiljömässiga konsekvenser för arbetsplatsen. De största direkta ekonomiska kostnaderna kan härledas till förlorad produktion, rekrytering och utbildning av nya medarbetare för att ersätta den mänskliga förlusten. Det är fortfarande svårt att peka på den exakta kostnaden, men flera studier pekar på att varje gång en arbetsplats ersätter en heltidsanställd medarbetare kostar det i genomsnitt 50 % av medarbetarens årsinkomst. Men detta är bara de direkt mätbara kostnaderna. Om man inkluderar de indirekta kostnaderna i form av förlorad produktion, samarbetsproblem etc. ser bilden betydligt mer skrämmande ut.

Som erfaren ledare inom HR vet vi, att förlora en medarbetare handlar det inte bara om pengar! Att förlora en skicklig talang kan inte bara mätas i en Excel-fil utan har stora konsekvenser för teamets sammanhållning i form av samarbete, brutna vänskapsband och dålig psykosocial arbetsmiljö.

Det viktigaste talet för HR

I det sammanhanget finns det ett tal som talar sitt eget tydliga språk när vi vill veta om medarbetarna trivs.
Det lilla lättsmälta ordet ”medarbetaromsättningshastighet”. Eller sagt lite enklare: Hur många medarbetare lämnar företaget och hur snabbt? HR:s nyckeltal, det tal som tydligast återspeglar i vilken utsträckning medarbetarna anpassar sig till företaget och dess ledare, kultur och förmåner. Detta tal, kopplat till de ekonomiska kostnaderna för förlusten av en medarbetare och anställningen av en ny, har varit HR:s nyckel till direktionens tal- och faktabaserad diskussion i årtionden.

För det kostar att förlora sina medarbetare. Det är inget att diskutera.

Å andra sidan är det sällan ett verkligt fokus på vad som kan göras för att förlora färre medarbetare. Även i företag som tappar +25 % av sina medarbetare är det ofta inte en information som ger upphov till några särskilda åtgärder. Och varför inte? Det finns ofta två anledningar. Dels gör det inte tillräckligt ont. Företaget och dess medarbetare kompenseras för den stora omsättningen och når ändå sina mål. Så visst är det problematiskt, men det är inte tillräckligt problematiskt. Dels händer något olämpligt när man gräver ner sig i siffrorna.

Samtalet förändras från att handla om ett tal som återspeglar ett problem för hela företaget till att handla om varje enskild medarbetare.

”Ja, Hanne slutade, men hon hade ju varit här länge…”
”Ja, Peter slutade, men det var väl dags för honom att prova på något nytt…”
”Ja, Jakob slutade, men han var ju inte riktigt rätt för jobbet…”
När det handlar om enskilda medarbetare är det meningslöst att genomföra företagsomfattande initiativ för att lösa problemet. Känner ni igen det? Men från vårt perspektiv är oönskad personalavgång kanske det mest förbisedda problemet som faktiskt kan lösas med teknologi som hävstång. Låt oss titta närmare på det.

Så ändrar vi det

Och vad krävs för att ändra på det? Jo, här är vårt förslag: Det måste sättas in på två ställen.

För det första måste resan av datadriven feedback från medarbetarna till handling göras så kort som möjligt. Det spelar ingen roll om vi pratar om den lagstadgade APV, trivselsmätning eller ledarevaluering. Det är viktigt att hitta en digital lösning som inte bara levererar data utan också ger förslag på vad dessa data betyder och vilka åtgärder man kan vidta för att proaktivt förebygga förlust av nyckelmedarbetare. Får man bara data leder det alltför ofta till prat och goda intentioner utan verklig åtgärd eller förändring.

En förebyggande insats i hela företaget

Det är viktigt att inte spela med slutna kort inom en stängd grupp bestående av HR och företagsledning när det gäller data och insikter från mätningarna. Om HR vill skapa verklig förändring måste resultaten komma till nytta på alla nivåer i företaget. De bästa lösningarna tar därför steget längre och ger goda råd och rekommendationer om hur man kan arbeta med arbetsmiljön och trivseln, baserat på medarbetarnas feedback från mätningarna.

Dessa rekommendationer om åtgärder bör gå direkt till alla led i företaget – både på individ-, team- och ledningsnivå – så att förebyggande arbete blir en gemensam insats för hela företaget. När vi har lyckats göra resan från data till handling så kort som möjligt, är nästa steg att arbeta proaktivt med detta.

Vill ni att vi hjälper er att arbeta proaktivt med medarbetardata?

Predictive analytics – HR:s framtid

De få, men gråa håren på mitt huvud avslöjar kanske att jag har varit inom HR-branschen ett antal år. Och fram till nyligen har vi främst arbetat reaktivt med den feedback vi fått från medarbetarna.
Processen har vanligtvis sett ut så här:
Problem uppstår.
Vi samlar in feedback och upptäcker problem.
Och sedan rättar vi till problemen (för det mesta).

Vi har alltså arbetat bakåtblickande med data och feedback från olika medarbetarundersökningar. Med andra ord hade vi ryggen mot framtiden. Men tänk om vi kunde arbeta framåtblickande, titta in i framtiden och förutse mänskliga förluster innan de inträffar? Det kan vi faktiskt göra idag med det som populärt kallas för ’predictive people analytics’.

Förutse och förebygg förlust av nyckelmedarbetare

Som namnet antyder använder ’predictive analytics’ maskininlärning för att förutsäga utvecklingen och framtida resultat med hjälp av historisk data. Det ger HR och ledningen på bolaget en verklig möjlighet att titta in i framtiden, där de kan identifiera risker och förebygga problem som ännu inte har inträffat – men kommer att inträffa om vi sitter stilla med armarna i kors. Företagen får helt enkelt förmågan att förutse potentiella problem och förluster av nyckelmedarbetare redan innan problemen uppstår. Och om ni vill nå toppen inom HR finns det ingen väg runt detta.

’Predictive analytics’ är den stora pjäsen inom HR-data och möjligheten att arbeta med det är inte längre bara en avlägsen dröm, utan den nya verkligheten som har kommit för att stanna. På bara fem år har antalet HR-professionella med kompetens inom dataanalys ökat med 242 % (Linkedin 2020 Global Talent Trends). Och vi är övertygade om att ’predictive people analytics’ kommer att bli en betydande ’game changer’ för hela HR-branschen, vilket kommer att omvandla sättet vi inom HR arbetar på.

Datadrivna beslut inom HR

En ’game changer’ i den meningen att HR ges möjlighet att kvantifiera effekterna av sina insatser på bottenlinjen. Med hjälp av ’people analytics’ kan HR bli datadrivet i sina så kallade ’people decisions’, identifiera signaler – som tidigare bara baserades på magkänsla – och agera proaktivt i ledningen av sitt ansvarsområde. HR kommer också att kunna leverera kvantifierbara, ekonomiska vinster av sin trivselstrategi med en helt annan precision och hastighet än tidigare. Om HR lyckas med denna paradigmskifte kommer företagen inte bara att spara otroligt mycket pengar – utan också rädda otaliga människor från att förlora sig själva.
Och det är värt att kämpa för.

Hör mer om möjligheten att implementera ’predictive people analytics’

Boka en demo med Woba och se hur ert företag kan skapa värde med predictive analytics.

Woba newsletter sign-up

Relaterade artiklar

Omsätt din engagemangsundersökning till handling

Undersökningar för att mäta medarbetarengagemang är ett helt avgörande verktyg inom HR. De mäter medarbetares välbefinnande, främjar behållning av talanger, ökar produktiviteten och stöder kontinuerlig HR-påverkan.
På samma sätt som vid vetenskaplig forskning börjar resan inom kunskap och affärsinsikt inom HR med enkla frågor. Dessa frågor kan variera brett. De uppstår av nyfikenhet, antaganden och önskan att förstå organisationens anställda. Nyckeln är att fokusera på det väsentliga, praktiska och relevanta för din unika organisation.

I den här artikeln betonas tillvägagångssättet och metoderna ni använder för att utforma och samla in data till er undersökning kring medarbetarengagemang på det mest effektiva sättet.

Från magkänsla till en datadriven inställning till engagemang

Vi kommer att visa er hur ni går från att lita på er magkänsla till att använda en mer solid, vetenskaplig och datadriven strategi i era undersökningar kring medarbetarengagemang. Denna förändring kommer att hjälpa er att förbättra er HR-affärsinsikt, fatta beslut och skapa handlingsplaner där de betyder mest – både för era anställda och organisationen som helhet.
Organisationens framgång beror på er roll som HR-arkitekt, och vi är här för att stödja er. Så gör er redo att lära er mer om att utarbeta och genomföra en kvantitativ undersökning om medarbetarengagemang.

Vad är en engagemangsundersökning?

En undersökning av medarbetarengagemang fungerar som ett värdefullt verktyg för att ta temperaturen bland arbetsstyrkan när det gäller deras övergripande arbetslivserfarenhet. Dessa undersökningar, vanligtvis i form av enkäter, är anpassade för att fånga medarbetarnas tankar, feedback och uppfattningar om deras arbetsmiljö och deras totala upplevelser i organisationen.

Inom HR är ni intresserade av att svara på grundläggande frågor som:

Hur engagerade är våra medarbetare?
Är de mer engagerade än förra året?
Varierar nivån av engagemang över olika medarbetarsegment?
Vad är vår avgångsfrekvens, och hur kan vi minska den?
I vilken utsträckning känner de sig inkluderade på arbetsplatsen, och hur kan vi stärka denna känsla av inkludering?
Hur uppfattar de sina nuvarande jobbresurser?
Vet vi tillräckligt om medarbetarnas åsikter när vi utformar program och initiativ för att förbättra deras psykologiska säkerhet?
Insikterna från dessa undersökningar är en guldgruva för HR-professionella. De ger en djupare förståelse för arbetsstyrkans engagemang och välbefinnande, vilket leder till ett mer motiverat och produktivt team. Dessa undersökningar spelar en avgörande roll för att säkerställa att organisationen kan anpassa sig till förändringar och behålla en människocentrerad strategi, där medarbetarnöjdhet och engagemang står i centrum för HR-strategierna.

Utformning av dina frågor: Stängda frågor, öppna frågor eller en blandning av båda?

Att skapa en bra undersökning om medarbetarengagemang kräver noggrann förberedelse och det är alltid avgörande att ha en tydlig problemformulering. När undersökningen baseras på intervjuer eller enkäter fungerar en väldefinierad problemformulering som grunden för att formulera tydliga frågor. Men hur formulerar man effektiva frågor för en undersökning?

När ni genomför undersökningar kring medarbetarengagemang är ett av de många beslut ni måste ta, inkluderingen av olika typer av frågor. Inom kvantitativ forskningsdesign har vi oftast möjlighet att utforma vår forskning kring:

Stängda frågor: Erbjud respondenter en begränsad uppsättning fördefinierade svarsalternativ, vilket gör dem till ett vanligt val för undersökningar som syftar till att samla in kvantitativa data.
Flera svarsalternativ: Ge respondenter svarsalternativ, såsom åldersgrupper eller
preferenser, där de väljer det mest lämpliga alternativet.
Enkla binära (t.ex. ja, nej) frågor: Kan hjälpa till att fastställa binära svar, som om en person har fått tillräcklig träning.
Ordinalskalade frågor (t.ex. Likert-skalor) och öppna frågor: Mäter nivåerna av tillfredsställelse på en skala, vanligtvis från ”håller inte alls med” till ”håller helt med”.

Sådana strukturerade frågor är värdefulla för att få tydliga, strukturerade data, underlätta analys och jämförelse och används ofta för att utvärdera demografi, preferenser, åsikter och beteende.

Öppna frågor kontra stängda frågor i en engagemangsundersökning:

Öppna frågor i en engagemangsundersökning skiljer sig från sina stängda motsvarigheter eftersom de uppmanar respondenter att ge detaljerade svar i fritt format. Dessa frågor uppmanar respondenter att dela med sig av sina tankar, känslor och förslag med sina egna ord.

Till exempel kan en öppen fråga be medarbetarna att beskriva sina största utmaningar på arbetsplatsen eller komma med förslag för att förbättra arbetsmiljön. Dessa svar är värdefulla för att avslöja nyanserade insikter, identifiera oväntade problem och få en djupare förståelse av medarbetarupplevelsen. De ger sammanhang till de kvantitativa data som samlats in från stängda frågor och hjälper till att tolka ”varför” bakom siffrorna, vilket gör dem till en väsentlig del av en omfattande undersökning av medarbetarengagemang.
Ni bör överväga om det är mest lämpligt att använda stängda frågor eller öppna frågor i dessa undersökningar av flera skäl:

Fördelar med att använda stängda frågor:

Levererar strukturerad och mätbar data. De är idealiska för att mäta specifika aspekter av medarbetarengagemang, såsom nöjdhet med företagets policy, förmåner eller arbetsuppgifter. Det strukturerade formatet möjliggör enkel jämförelse och analys.
Säkerställer konsistens i svarsformat, vilket gör det lättare att analysera data och identifiera trender över tid. Detta är viktigt vid genomförande av undersökningar med regelbundna intervaller för att följa förändringar i medarbetarengagemang.
Är snabbare för respondenter att besvara, vilket gör undersökningsprocessen effektivare. Detta kan leda till högre svarsfrekvens och mer fullständiga data.
Använder likert-skalor, vilket är vanligt förekommande i undersökningar kring medarbetarengagemang. Detta möjliggör benchmarking mot branschstandarder och andra organisationer.
Tillåter mer objektiv dataanalys eftersom svaren är standardiserade och inte är beroende av den subjektiva tolkningen av öppna svar.

Fördelar med att använda öppna frågor:

Tillåter medarbetare att ge detaljerade, nyanserade återkopplingar. Detta kan avslöja problem eller förslag som kanske inte fångas med stängda frågor.
Medarbetare känner sig hörda och uppskattade när de kan uttrycka sina tankar med egna ord. Detta kan stärka deras engagemang och tillfredsställelse med undersökningsprocessen.
Kan avslöja oväntade problem eller möjligheter som du kanske inte har förutsett. De kan ge insikt i ”varför” bakom kvantitativa data.
Erbjuder bättre förståelse för sammanhang än stängda data. De hjälper till att tolka de kvantitativa resultaten och ger en djupare förståelse av medarbetarupplevelsen.

Vägning av kvantitativa och kvalitativa insikter i er engagemangsundersökning

Valet mellan slutna och öppna frågor om engagemang i en medarbetarundersökning beror på era forskningsmål. Vi ser att majoriteten av våra befintliga kunder använder en kombination av båda typerna av frågor för att väga kvantitativa och kvalitativa insikter och därmed få en mer omfattande förståelse för specifika aspekter av sina anställdas arbetsliv.

Den mest väsentliga poängen här är att ni bör hålla era forskningsmål i åtanke när ni utformar er undersökning. Vill ni gå brett eller djupt? Önskar ni först att bredda och sedan följa upp med en kortare, mer djupgående undersökning enbart med öppna frågor?
Det är med andra ord helt upp till er. Med Woba kan ni strukturera och genomföra er forskningsdesign och inställning precis som ni vill. Vi stöder kunskaps- och datadriven empirisk forskning – inte bara fancy teknologi!

Mads Kamp

Strategist, CEO, founder, board member