Gode råd til at øge din svarprocent med kioskbrugere

læsetid 4 min

I denne blog

Står du overfor, at skulle starte en trivselsundersøgelse eller en undersøgelse af jeres arbejdsmiljø? Så er det en vigtig del af processen, at I får fastsat nogle mål for, hvornår undersøgelsen er en succes.

 

Målsætninger er vigtige i arbejdet for at sikre, at I ikke famler i blinde efter, hvad I ønsker at opnå med indsatsen. Målsætningerne kan dække over forskellige ting, men i dette oplæg vil vi gennemgå, hvad man kan gøre for at få en højere svarprocent når man har kioskbrugere. Når denne målsætning er fastsat, kan I også lettere fastsætte, hvornår en undersøgelse har været en succes og kan kaldes repræsentativ.

 

Hvor høj bør svarprocenten være?

Hvor høj svarprocenten bør være, afhænger af flere faktorer.
For en stor virksomhed med mere end 200 medarbejdere, kan det selvsagt være svært at nå op i den høje ende på de 80-90 %. Her vil det være relevant at se på, hvor høj svarprocent I ønsker pr. afdeling, så man fx ikke blot har en fin svarprocent på 79 % samlet, men så står med enkelte afdelinger, hvor svarprocenten er helt nede og på omkring kun 20 %.

Er der til gengæld tale om en virksomhed på 20 medarbejdere, vil en høj svarprocent være at foretrække for at sikre, at den pågældende undersøgelse er repræsentativ for hele virksomheden samlet. Samtidig vil der nemlig heller ikke være lige så mange forskellige afdelinger.

 

Men, hvordan kan man forbedre sin svarprocent?

 

Forbered dine medarbejdere

Ligegyldig hvilken form for undersøgelse der er tale om, er det altid vigtigt at medarbejderne er forberedt på hvad, der skal ske og hvornår, også for at imødekomme survey fatigue. Helt præcist er det vigtigt at informere om:

  • Hvilken undersøgelse der er tale om, og hvorfor det er vigtigt at deltage med deres besvarelse
  • Hvordan skal de svare: skal medarbejderen logge ind på mail eller er de sat op som kioskbrugere, og i stedet skal logge ind med navn og medarbejder ID?
  • Hvor længe de har til at besvare undersøgelsen samt en plan for, hvornår de kan forvente, at der bliver fulgt op på undersøgelsen.
  • Forbered dem på, hvor undersøgelsen kommer fra: sender I den ud med f.eks. Woba som afsender, er det en god ide, at gøre opmærksom på det.

 

Guide medarbejderne i opsætningen

Kioskbrugere i Woba er medarbejdere, der ikke har en mail og derfor bliver oprettet som brugere med deres navn og et medarbejder ID. Medarbejder ID er op til virksomheden selv at definere – det kan være lønnr. eller blot et tal de har bestemt, det vigtigt er blot, at det er unikt for medarbejderen.

I forbindelse med en undersøgelse, genererer man et unikt link til undersøgelsen, hvor medarbejderne kan tilgå undersøgelsen. Derfor er det vigtigt, at man informere om, hvordan de modtager linket eller hvordan de kan finde frem til det.

 

Erfaring fortæller os, at der er forskellige metoder til at dele linket. Eksempelvis kan man:

  • Genere en QR kode, som man kan hænge op ved siden af f.eks. kaffemaskinen, kantinen eller skurvognen
  • Gå rundt på afdelinger eller pladser med tablet/PC så de, der har brug for hjælp, også får svaret
  • Opstille en tablet/PC i forbindelse med større forsamling eller månedlige møder, hvor man sætter tid af til medarbejderne kan besvare en undersøgelse.
  • Dele link og instruktioner på interne kommunikationskanaler.

 

I kan også benytte vores skabeloner fra download centeret, som I kan bruge til forberedende materiale.

 

Hjælp medarbejderen – Sæt tid af til besvarelsen

Skal medarbejderne motiveres endnu mere, så er det en god investering, at frigive noget af arbejdstiden til undersøgelsen. Hjælp medarbejderne med at afsætte tid i deres arbejdsdag, så de kan se deltagelsen lidt som en ‘lille pause’. Undersøgelserne/målingerne tager ikke alverdens tid, og er det perfekte match til en kop kaffe imens.

 

Har du mange medarbejdere, der arbejder ude på pladser eller er konstant på farten, kan du fint lægge det sammen med en workshop eller et allerede planlagt teammøde, hvor alle er inde på kontoret i forvejen.

 

Den forstyrrede hjerne skal ha’ lidt hjælp!

Vores hjerner kan hurtigt glemme – og i særdeleshed hvis vi har en masse andet arbejde i hovedet. Telefonen ringer lige, der kommer en haste-mail eller en kollega har lige brug for at snakke lidt om sin aktuelle, hårde skilsmisse.
Forstyrrelser og overspringshandlinger kan hurtigt spænde ben for engagementet i forhold til at besvare undersøgelsen, og derfor er det vigtigt, at den enkelte medarbejder får påmindelser.

 

Hos Woba sættes der nemt påmindelser op, som sendes automatisk ud til de medarbejdere, der ikke har besvaret i første omgang.

Det er dog en god idé at supplere med mundtlige påmindelser til møder samt at benytte interne platforme til at minde medarbejderne om den igangværende undersøgelse.

Woba newsletter sign-up

Relaterede Artikler

College Students Learning
Er din virksomhed klar til de nye ESG-rapporteringskrav fra EU?

Forbered din virksomhed til de nye ESG-rapporteringskrav fra EU med Woba.

I takt med at virksomhedernes sociale ansvar og bæredygtighed sættes i fokus, har EU implementeret nye retningslinjer, som ændrer måden, virksomheder rapporterer på. Denne ændring, kaldet ‘CSRD: Corporate Sustainability Reporting Directive,’ er nu en del af dansk lovgivning og træder i kraft i juli 2024. Hvad betyder det for dig og din virksomhed? Det dykker vi ned i her.

 

Hvad er ESG?

ESG står for Environment, Social, and Governance, på dansk Miljø, Socialt ansvar og God selskabsledelse. Disse tre områder udgør kernen i virksomhedernes nuværende og fremtidige bæredygtighedsindsats og prioriteres derfor på niveau med årsrapporter. Det handler om at levere konkrete data og målsætninger, der tydeliggør indsatsen for at være bæredygtig og.

  • Environment – klima: Fokus på virksomhedens miljøpåvirkning, herunder håndtering af naturressourcer, reduktion af CO2-udledning og bidrag til klimabeskyttelse.
  • Social – socialt ansvar og trivsel: Omhandler arbejdsforhold, trivsel og diversitet på arbejdspladsen samt virksomhedens samfundsmæssige indflydelse.
  • Governance – god selskabsledelse: Handler om virksomhedens ledelsesstruktur, gennemsigtighed og etiske praksis.

 

Woba – Din partner til at opfylde S’et i ESG-rapporteringen

Med Woba får du her tre helt konkrete værktøjer til at sikre, at din virksomhed opfylder kravene inden for S’et – socialt ansvar og trivsel – i ESG-rapporteringen. Selvom ESG-rapportering omfatter flere dimensioner, er vi særligt fokuseret på at hjælpe dig med at skabe et bæredygtigt arbejdsmiljø og fremme medarbejdernes trivsel.

Vores platform giver dig de nødvendige værktøjer og ressourcer til at:

  • Analysere det psykiske og fysiske arbejdsmiljø: Med Woba kan du analysere virksomhedens arbejdsmiljø og identificere nøgleområder for forbedring. Vi giver indsigt i faktorer som stressniveauer, arbejdspres, trivsel og sikkerhed, så du kan træffe kvalificerede beslutninger og skabe et sundt og sikkert arbejdsmiljø.
  • Sætte mål og udarbejde handlingsplaner: Vores platform guider dig i at sætte mål for at forbedre socialt ansvar og trivsel i din virksomhed. Vi hjælper dig med at udvikle datadrevne og målbare handlingsplaner, så du kan tage konkrete skridt mod at opfylde ESG-kravene.
  • Måle effekten og rapportere resultaterne: Efter implementering af dine handlingsplaner gør Woba det nemt at måle effekten af dine initiativer og rapportere resultaterne. Vores automatiserede rapporteringsfunktioner sikrer, at du kan dokumentere fremskridt inden for socialt ansvar og trivsel samt demonstrere overholdelse af ESG-kravene.

Ved at vælge Woba til ESG-rapportering sikrer du, at din virksomhed lever op til standarderne for socialt ansvar og trivsel. Vi støtter dig i at skabe et arbejdsmiljø, der fremmer medarbejdernes velvære, samtidig med at du opfylder dine ESG-forpligtelser.

 

Fortolkning af EU’s ESG-rapporteringskrav

Det er for mange nyttigt at få en dybere forståelse af de specifikke krav og retningslinjer, som virksomheder skal overholde i henhold til EU’s CSRD. Dette vil ofte inkludere en detaljeret gennemgang af de påkrævede rapporteringsområder samt de metoder og standarder, der skal følges for at sikre overensstemmelse

Ved at vælge Woba som din partner til ESG-rapportering kan du og din virksomhed effektivt og troværdigt opfylde de nye krav. Vi hjælper dig med at navigere gennem EU-lovgivningens nye og komplekse krav til ESG.

 

AI Blog Post
AI I HR? Fremtiden for HR management

I en verden præget af hurtige forandringer, stigende konkurrence og en stadig mere kompleks arbejdsstyrke, er HR-faget mere udfordrende end nogensinde før. At bevare og fremme trivsel på arbejdspladsen er blevet en nøglemission for HR-ledere overalt. Men hvordan kan vi løse disse udfordringer effektivt? Svaret kan ligge i implementeringen af generativ kunstig intelligens (AI) i vores HR-processer.

 

At forstå HR’s udfordringer:

HR-faget har længe kæmpet med en række udfordringer, som inkluderer stigende stressniveauer, sygefravær og medarbejderomsætning. Disse problemer har ikke kun en negativ indvirkning på medarbejderens trivsel, men også på virksomhedens produktivitet og bundlinje. Traditionelle tilgange til HR-ledelse har været reaktive, og det har været svært at forudse og forhindre trivselsproblemer, før de eskalerer.

 

Fordele ved generativ AI i HR:

Implementeringen af generativ AI, såsom Woba’s Generative AI Copilot, kan være en game-changer for HR-faget. Ved at analysere store mængder data kan generativ AI identificere mønstre, trends og risici, som menneskelige analytikere måske overser. Dette giver HR-ledere mulighed for at være proaktive i stedet for reaktive og træffe foranstaltninger for at forhindre trivselsproblemer, før de opstår.

 

En af de mest værdifulde fordele ved generativ AI er dens evne til at levere skræddersyede indsigter og anbefalinger. Woba’s Copilot kan fungere som en personlig AI-assistent for HR-ledere, der leverer præcis den information, de har brug for, for at træffe informerede beslutninger om medarbejdertrivsel. Dette sparer ikke kun tid og ressourcer, men det kan også føre til bedre resultater for både medarbejdere og virksomheder som helhed.

 

Etik og sikkerhed:

Når vi taler om implementering af AI i HR, er det vigtigt at adressere etiske og databeskyttelsesmæssige bekymringer. Woba’s Generative AI Copilot er designet med disse hensyn for øje, og det respekterer fuldt ud privatlivet og anonymiteten for de medarbejdere, hvis data det analyserer. Dette sikrer, at AI-teknologien anvendes på en ansvarlig og etisk måde til at forbedre, ikke invadere, arbejdspladsen. AI-teknologien skal bruges til at genkende strukturelle mønstre, så vi kan hjælpe arbejdspladser med at fange de bagvedliggende og ofte usynlige kilder til f.eks stress og personaleafgang i arbejdet på et tidligt stadie.

 

Employee_Engagement_Surveys
Omsæt dit engagement-survey til handling

Surveys til at måle medarbejderengagement er et helt afgørende HR-værktøj. De måler medarbejdernes trivsel, fremmer fastholdelse af talenter, øger produktiviteten og støtter kontinuerlig HR-impact.

På samme måde som ved videnskabelig forskning begynder rejsen inden for viden og forretningsindsigt inden for HR med simple spørgsmål. Disse spørgsmål kan variere bredt. De opstår af nysgerrighed, antagelser og ønsket om at forstå dine organisations mennesker. Nøglen er at fokusere på det essentielle, praktiske og relevante for din unikke organisation.

 

I denne artikel lægges der vægt på tilgangen og metoderne, du bruger til at designe og indsamle data til din medarbejderengagementundersøgelse på den mest effektive måde.

 

Fra mavefornemmelser til en datadrevet tilgang til engagement

 

Vi vil vise dig, hvordan du skifter fra at stole på dine mavefornemmelser til at bruge en mere solid, videnskabelig og datadrevet tilgang i dine medarbejderengagementundersøgelser. Denne ændring vil hjælpe dig med at forbedre din HR-forretningsindsigt, træffe beslutninger og skabe handlingsplaner, hvor de betyder mest – både for dine medarbejdere og organisationen som helhed.

Din organisations succes afhænger af din rolle som HR-arkitekt, og vi er her for at støtte dig. Så gør dig klar til at lære mere om at udarbejde og gennemføre en kvantitativ medarbejderengagementundersøgelse.

 

Hvad er et engagement-survey?

En medarbejderengagement-survey fungerer som et værdifuldt værktøj til at tage temperaturen blandt din arbejdsstyrke vedrørende deres samlede work-life erfaring. Disse undersøgelser, normalt i form af spørgeskemaer, er skræddersyede til at fange medarbejdernes tanker, feedback og opfattelser i forhold til deres arbejdsmiljø og deres samlede oplevelser i organisationen.

 

I HR er du optaget af at besvare essentielle spørgsmål som:

  • Hvor engagerede er vores medarbejdere?
  • Er de mere engagerede end sidste år?
  • Varierer engagementets niveau på tværs af medarbejdersegmenter?
  • Hvad er vores fratrædelsesrate, og hvordan kan vi reducere den?
  • I hvilken grad føler de sig inkluderet på arbejdspladsen, og hvordan kan vi styrke denne følelse af inklusion?
  • Hvordan opfatter de deres nuværende jobressourcer?
  • Ved vi nok om medarbejdernes synspunkter, når vi designer programmer og initiativer for at forbedre deres psykologiske sikkerhed?
  • Indsigterne fra disse undersøgelser er en guldgrube for HR-fagfolk. De giver en dybere forståelse af arbejdsstyrkens engagement og trivsel, hvilket fører til et mere motiveret og produktivt team. Disse undersøgelser spiller en vital rolle i at sikre, at organisationen kan tilpasse sig forandringer og fastholde en menneskecentreret tilgang, hvor medarbejdertilfredshed og engagement er i centrum for HR-strategierne.

 

For at forstå vigtigheden af medarbejderengagement i HR, foreslår vi, at du læser vores artikel “Medarbejderengagement – Definition, Relevans & Strategi“.

 

 

Design af dine spørgsmål: Lukkede spørgsmål, åbne spørgsmål eller en blanding af begge?

At skabe en god medarbejderengagementundersøgelse kræver grundig forberedelse, og det er altid afgørende at have en klar problemformulering. Når undersøgelsen er baseret på interviews eller spørgeskemaer, fungerer en veldefineret problemformulering som grundlaget for at formulere klare spørgsmål. Men hvordan formulerer du effektive spørgsmål til en undersøgelse?

 

Når du gennemfører medarbejderengagementundersøgelser, er en af de mange beslutninger, du skal træffe, inklusionen af forskellige typer spørgsmål. I kvantitative forskningsdesign har vi typisk mulighed for at designe vores forskning omkring:

  • Lukkede spørgsmål: Tilbyd respondenter et begrænset sæt foruddefinerede svarmuligheder, hvilket gør dem til et almindeligt valg for undersøgelser, der sigter mod at indsamle kvantitative data.
  • Multiple choice-spørgsmål: Giv respondenter svarmuligheder, såsom aldersgrupper eller præferencer, hvor de vælger den mest passende mulighed.
  • Enkle binære (f.eks. ja, nej) spørgsmål: Kan hjælpe med at fastslå binære svar, såsom om en person har modtaget tilstrækkelig træning.
  • Ordinal skalerede (f.eks. Likert-skalerede) spørgsmål og åbne spørgsmål: Mål tilfredshedsniveauer på en skala, normalt fra “helt uenig” til “helt enig.”

 

Sådanne strukturerede spørgsmål er værdifulde for at opnå klare, strukturerede data, lette analyse og sammenligning og bruges ofte til at vurdere demografi, præferencer, holdninger og adfærd.

 

Åbne spørgsmål kontra lukkede spørgsmål i en engagementundersøgelse:

Åbne spørgsmål i en engagementundersøgelse adskiller sig fra deres lukkede modparter, da de inviterer respondenterne til at give detaljerede svar i fri tekst. Disse spørgsmål opfordrer respondenterne til at dele deres tanker, følelser og forslag med deres egne ord.

 

For eksempel kan et åbent spørgsmål bede medarbejderne om at beskrive deres største udfordringer på arbejdspladsen eller komme med forslag til at forbedre arbejdsmiljøet. Disse svar er værdifulde for at afdække nuancerede indsigter, identificere uventede problemer og opnå en dybere forståelse af medarbejderoplevelsen. De giver kontekst til de kvantitative data, der er indsamlet fra lukkede spørgsmål, og hjælper med at tolke “hvorfor” bag tallene, hvilket gør dem til en væsentlig del af en omfattende medarbejderengagementundersøgelse.

Du skal overveje, om det er mest hensigtsmæssigt at bruge lukkede spørgsmål eller åbne spørgsmål i medarbejderengagementundersøgelser af flere grunde:

 

Fordele ved at bruge lukkede spørgsmål:

  • Levere strukturerede og målbare data. De er ideelle til at måle specifikke aspekter af medarbejderengagement, såsom tilfredshed med virksomhedens politikker, fordele eller arbejdsopgaver. Denne strukturerede format muliggør nem sammenligning og analyse.
  • Sikre konsistens i svarformatet, hvilket gør det lettere at analysere data og identificere tendenser over tid. Dette er vigtigt ved gennemførelse af undersøgelser med regelmæssige intervaller for at følge ændringer i medarbejderengagement.
  • Er hurtigere for respondenter at besvare, hvilket gør undersøgelsesprocessen mere effektiv. Dette kan føre til højere svarprocenter og mere komplette data.
  • Bruger Likert-skalaer, som er almindeligt anvendt i medarbejderengagementundersøgelser. Dette muliggør benchmarking mod branchestandarder og andre organisationer.
  • Tillader mere objektiv dataanalyse, da svar er standardiserede og ikke er afhængige af den subjektive fortolkning af åbne svar.

 

Fordele ved brug af åbne spørgsmål:

  • Tillader medarbejdere at give detaljerede, nuancerede tilbagemeldinger. Dette kan afsløre problemer eller forslag, der måske ikke fanges med lukkede spørgsmål.
  • Medarbejdere føler sig hørt og værdsat, når de kan udtrykke deres tanker med deres egne ord. Dette kan styrke deres engagement og tilfredshed med undersøgelsesprocessen.
  • Kan afsløre uventede problemer eller muligheder, som du måske ikke har forudset. De kan give indsigt i “hvorfor” bag kvantitative data.
  • Tilbyder bedre kontekstforståelse end lukkede data. De hjælper med at tolke de kvantitative resultater og giver en dybere forståelse af medarbejderoplevelsen.

 

 

Kira Woba (4)
Kira Lund-Probst
Customer Success Manager

Relaterede Artikler