Står du overfor, at skulle starte en trivselsundersøgelse eller en undersøgelse af jeres arbejdsmiljø? Så er det en vigtig del af processen, at I får fastsat nogle mål for, hvornår undersøgelsen er en succes.
Målsætninger er vigtige i arbejdet for at sikre, at I ikke famler i blinde efter, hvad I ønsker at opnå med indsatsen. Målsætningerne kan dække over forskellige ting, men i dette oplæg vil vi gennemgå, hvad man kan gøre for at få en højere svarprocent når man har kioskbrugere. Når denne målsætning er fastsat, kan I også lettere fastsætte, hvornår en undersøgelse har været en succes og kan kaldes repræsentativ.
Hvor høj bør svarprocenten være?
Hvor høj svarprocenten bør være, afhænger af flere faktorer.
For en stor virksomhed med mere end 200 medarbejdere, kan det selvsagt være svært at nå op i den høje ende på de 80-90 %. Her vil det være relevant at se på, hvor høj svarprocent I ønsker pr. afdeling, så man fx ikke blot har en fin svarprocent på 79 % samlet, men så står med enkelte afdelinger, hvor svarprocenten er helt nede og på omkring kun 20 %.
Er der til gengæld tale om en virksomhed på 20 medarbejdere, vil en høj svarprocent være at foretrække for at sikre, at den pågældende undersøgelse er repræsentativ for hele virksomheden samlet. Samtidig vil der nemlig heller ikke være lige så mange forskellige afdelinger.
Men, hvordan kan man forbedre sin svarprocent?
Forbered dine medarbejdere
Ligegyldig hvilken form for undersøgelse der er tale om, er det altid vigtigt at medarbejderne er forberedt på hvad, der skal ske og hvornår, også for at imødekomme survey fatigue. Helt præcist er det vigtigt at informere om:
- Hvilken undersøgelse der er tale om, og hvorfor det er vigtigt at deltage med deres besvarelse
- Hvordan skal de svare: skal medarbejderen logge ind på mail eller er de sat op som kioskbrugere, og i stedet skal logge ind med navn og medarbejder ID?
- Hvor længe de har til at besvare undersøgelsen samt en plan for, hvornår de kan forvente, at der bliver fulgt op på undersøgelsen.
- Forbered dem på, hvor undersøgelsen kommer fra: sender I den ud med f.eks. Woba som afsender, er det en god ide, at gøre opmærksom på det.
Guide medarbejderne i opsætningen
Kioskbrugere i Woba er medarbejdere, der ikke har en mail og derfor bliver oprettet som brugere med deres navn og et medarbejder ID. Medarbejder ID er op til virksomheden selv at definere – det kan være lønnr. eller blot et tal de har bestemt, det vigtigt er blot, at det er unikt for medarbejderen.
I forbindelse med en undersøgelse, genererer man et unikt link til undersøgelsen, hvor medarbejderne kan tilgå undersøgelsen. Derfor er det vigtigt, at man informere om, hvordan de modtager linket eller hvordan de kan finde frem til det.
Erfaring fortæller os, at der er forskellige metoder til at dele linket. Eksempelvis kan man:
- Genere en QR kode, som man kan hænge op ved siden af f.eks. kaffemaskinen, kantinen eller skurvognen
- Gå rundt på afdelinger eller pladser med tablet/PC så de, der har brug for hjælp, også får svaret
- Opstille en tablet/PC i forbindelse med større forsamling eller månedlige møder, hvor man sætter tid af til medarbejderne kan besvare en undersøgelse.
- Dele link og instruktioner på interne kommunikationskanaler.
I kan også benytte vores skabeloner fra download centeret, som I kan bruge til forberedende materiale.
Hjælp medarbejderen – Sæt tid af til besvarelsen
Skal medarbejderne motiveres endnu mere, så er det en god investering, at frigive noget af arbejdstiden til undersøgelsen. Hjælp medarbejderne med at afsætte tid i deres arbejdsdag, så de kan se deltagelsen lidt som en ‘lille pause’. Undersøgelserne/målingerne tager ikke alverdens tid, og er det perfekte match til en kop kaffe imens.
Har du mange medarbejdere, der arbejder ude på pladser eller er konstant på farten, kan du fint lægge det sammen med en workshop eller et allerede planlagt teammøde, hvor alle er inde på kontoret i forvejen.
Den forstyrrede hjerne skal ha’ lidt hjælp!
Vores hjerner kan hurtigt glemme – og i særdeleshed hvis vi har en masse andet arbejde i hovedet. Telefonen ringer lige, der kommer en haste-mail eller en kollega har lige brug for at snakke lidt om sin aktuelle, hårde skilsmisse.
Forstyrrelser og overspringshandlinger kan hurtigt spænde ben for engagementet i forhold til at besvare undersøgelsen, og derfor er det vigtigt, at den enkelte medarbejder får påmindelser.
Hos Woba sættes der nemt påmindelser op, som sendes automatisk ud til de medarbejdere, der ikke har besvaret i første omgang.
Det er dog en god idé at supplere med mundtlige påmindelser til møder samt at benytte interne platforme til at minde medarbejderne om den igangværende undersøgelse.