læsetid 4 min
Står du overfor at skulle starte en trivselsundersøgelse eller en undersøgelse af jeres arbejdsmiljø?
Så er det en fuldstændig uundgåelig del af processen, at du først og fremmest beslutter dig for, hvornår undersøgelsen er en succes.
Uden et fastsat mål, kan du hurtigt komme til at famle i blinde efter, hvad du egentlig gerne vil opnå med indsatsen.
Et af de parametre, du kan sætte dig for øje, er, hvor høj en svarprocent, du ønsker at opnå i din måling – for at målingen kan karakteriseres som værende en succes og kan kaldes repræsentativ.
Hvor høj bør svarprocenten være?
Hvor høj svarprocenten bør være, det afhænger af flere faktorer.
For en stor virksomhed med mere end 200 medarbejdere, kan det selvsagt være svært at nå op i den høje ende på de 80-90 %.
Her vil det være relevant at se på, hvor høj svarprocent I ønsker pr. afdeling mest af alt, så man fx ikke blot har en fin svarprocent på 79 % samlet, men så står med enkelte afdelinger, hvor svarprocenten er helt nede og kysse de omkring kun 20 %.
Er der til gengæld tale om en virksomhed på 20 medarbejdere, vil en høj svarprocent være at foretrække for at sikre, at den pågældende undersøgelse er repræsentativ for hele virksomheden samlet. Samtidig vil der nemlig oftest heller ikke være lige så mange forskellige afdelinger.
Men, hvordan kan man forbedre sin svarprocent?
Der findes som sagt flere forskellige parametre, du kan kigge på, men tager vi lige udgangspunkt i vores platform, Woba.io, så har vi nogle forskellige værktøjer, som gør det nemt at sende påmindelser ud til medarbejdere, der endnu ikke har besvaret undersøgelsen.
Men derudover kan du også altid – med god effekt – selv sørge for at være proaktiv i besvarelses-processen.
Forbered dine medarbejdere
Altså, gennemsigtighed og åben dialog er nøgleordene her.
Før en undersøgelse skal gennemføres, er det en god ide at informere dine medarbejdere om, at de bliver inviteret til at besvare en sådan undersøgelse, hvilke rammer den er opstillet ud fra, og hvordan den enkelte medarbejder skal besvare undersøgelsen. Det kan måske virke omsonst, men hellere for meget forklaring end for lidt.
Forbered dem på hvornår og hvor undersøgelsen kommer fra, hvilket format etc. samt sørg for at understrege vigtigheden af, at de deltager aktivt og lader deres stemme blive hørt.
Og vigtigst af alt – forklar, hvorfor denne undersøgelse overhovedet er aktuel og hvorfor deres besvarelser er så vigtige.
Gør det mere end klart, at trivselsundersøgelserne er til for medarbejderne, til at give dem en anonym stemme, så eventuelle problematikker af enhver karakter kan blive håndteret.
Og ja – selve håndteringen har også en hovedrolle her. Fortæl medarbejderne, at deres besvarelser vil blive taget meget alvorlige, og at alle trivsels-problematikker vil blive taget meget seriøst.
Læs mere om Wobas APV-værktøj her
Guide medarbejderne i opsætningen
Når medarbejderne modtager mailen med linket til undersøgelsen, vil der stå udførligt, hvordan de kommer i gang.
For at sikre at medarbejderne er helt med på det, kan du med fordel sende denne guide ud internt også, så de her kan se, hvordan de logger ind og besvarer.
Hos Woba har vi et Help Center, hvor du kan finde guides og artikler, lige til at dele videre til netop sådan en situation.
Undgå spamfiltret!
I nogle tilfælde er der behov for, at du ‘whitelister’ e-mails fra Woba, så de ikke bliver bremset i spam eller sikkerhedsindstillinger.
Nedenfor er de informationer, du skal bruge, for at tjekke op på om I har behov for at whiteliste os inden en undersøgelsesstart i Woba:
- Invitationer og påmindelser til brugerne sendes fra noreply@woba.io
- Supportmails sendes fra support@woba.io
- I sjældne tilfælde er der behov for at vores emailtjeneste også whitelistes: smtp.postmarkapp.com
Hjælp medarbejderen – Sæt tid af til besvarelsen
Skal medarbejderne motiveres endnu mere, så er det bestemt ikke en uklog investering, at frigive noget af arbejdstiden til undersøgelsen.
Hjælp medarbejderne med at afsætte tid i deres arbejdsdag, så de kan se deltagelsen lidt som en ‘lille pause’.
Undersøgelserne/målingerne tager ikke alverdens tid, og er det perfekte match til en kop kaffe imens.
Har du mange medarbejdere, der arbejder ude på pladser eller er konstant på farten, kan du fint lægge det sammen med en workshop eller et allerede planlagt teammøde, hvor alle er inde på kontoret i forvejen.
Den forstyrrede hjerne skal ha’ lidt hjælp!
Ja, vores hjerner kan hurtigt glemme – og i særdeleshed hvis vi har en masse andet arbejde i hovedet.
Telefonen ringer lige, der kommer en haste-mail eller en kollega har lige brug for at snakke lidt om sin aktuelle, hårde skilsmisse.
Forstyrrelser og overspringshandlinger kan hurtigt spænde ben for engagementet i forhold til at besvare undersøgelsen, og derfor er det vigtigt, at den enkelte medarbejder får påmindelser.
Hos Woba fx sættes der nemt påmindelser op, som sendes automatisk ud til de medarbejdere, der ikke har besvaret i første omgang.
Det er dog en god idé at supplere med mundtlige påmindelser til møder samt at benytte interne platforme til at minde medarbejderne om den igangværende undersøgelse.
