Hvad koster en APV?

læsetid 5 min

Et af de store spørgsmål som mange virksomheder har, når de skal gennemføre en APV er: hvor meget koster en APV?

Grundlæggende er svaret helt enkelt; det kommer an på, hvilken APV-proces du ønsker at gennemføre.

Lad os kigge på de forskellige prismodeller på APV-markedet.

APV-markedet kan overordnet set deles op i konsulent- og softwarebranchen, hvor prismodellen ofte er baseret på enten en engangspris eller en pris pr. medarbejder pr. år.

Konsulenterne – husk de skjulte omkostninger

Inden for konsulentbranchen er der et hav af muligheder for at gennemføre en APV. Prisen varierer fra 30 – 200 kr. pr. medarbejder pr. år alt efter antal ansatte i virksomheden.

Dog bliver den samlede pris ofte meget dyrere end den indledende startpris.

Årsagen er ganske enkel.

Konsulentbranchen tjener ikke deres penge på selve spørgeskema-systemet – men på det ”menneskelige” og deraf konsulenternes manuelle arbejde.

Lad os kigge kort på APV-processen som kan dig en indikation af, hvilke trin der koster tid og penge at gennemføre.

Processen foregår typisk i 5 trin:

  1. Kortlægning af arbejdsmiljøet
  2. Beskrivelse af arbejdsmiljøproblemer via rapporter til virksomheden
  3. Inddragelse af virksomhedens sygefravær
  4. Udarbejdelse og implementering af handlingsplan til at løse APV’ens største problemråder
  5. Opfølgning på handlingsplanen

Kortlægning af arbejdsmiljøet

Typisk har konsulentbranchen opbygget et basalt spørgeskemamodul, som kunderne får adgang til. Her får deres kunder adgang til at sende et APV-spørgeskema ud som kortlægger deres arbejdsmiljø.

Adgangen til denne basismodel koster ikke specielt meget.

Som nævnt i det ovenstående kan prisen for denne adgang variere fra 30 – 200 kr. pr. medarbejder pr. år alt efter antal ansatte i virksomheden.

Hvis virksomheden vælger at benytte et basalt spørgeskemamodul såsom SurveyMonkey, er det vigtigt at huske på, at systemet kun lever op til 1. trin af APV-processen.

Rapportering af resultaterne

De fire resterende trin, fra rapporter til handlingsplaner, udarbejdes af konsulenthuset, da virksomhederne ofte ikke har de interne ressourcer til at omsætte så meget rå data til meningsfulde rapporter.

Derfor bliver det ofte en særskilt (og dyr) konsulentopgave.

Prisen varierer også her fra en simpel timepris mellem 800 – 1500 kr. i timen til 5000 – 10.000 kr. pr. rapport.

Alt efter antal ansatte i virksomheden kan sådan en rapport koste fra 5000 – 10.000 kr. Hvis vi så antager, at virksomheder har 10 eller 50+ afdelinger bliver det en dyr fornøjelse.

Handlingsplanen

Men der mangler et vigtigt APV-trin: prioritering af en handlingsplan, der skal løse arbejdsmiljøproblemerne.

For at det kan lade sig gøre, skal de enkelte ledere forstå indholdet af rapporten.

Derfor hentes konsulenterne ofte ind igen for at præsentere rapportens indhold for lederne og give dem anbefalinger til handlingsplaner.

Det bliver igen en særskilt konsulentpris.

De skjulte omkostninger

Mange virksomheder fokuserer ofte udelukkende på, hvad de betaler for en adgangsbillet til konsulenternes system.

Jeg understreger dog altid, at de skal huske at medregne de skjulte konsulentomkostninger i deres prissammenligning.

Taget i betragtning af at teknologien nu har muliggjort, at vi kan automatisere konsulenternes manuelle processer fra kortlægning til rapport til handlingsforslag, anbefaler jeg ikke, at virksomhederne bruger unødvendig tid og penge på en i forvejen tidskrævende proces.

Digitale APV-værktøjer

I softwarebranchen finder vi ligeledes et hav af systemer, der kan gennemføre APV’en, hvor prismodellen typisk abonnement baseret. Priserne varierer dog også her.

Der findes to forskellige “modeller” af digitale APV-værktøjer.

  • Et traditionelt spørgeskemasystem, der kun leverer selve APV-målingen
  • Et mere premium APV-system, der fuldautomatiserer hele APV-processen.

”Gør det selv”-løsningen

Lad os start med at kigge på ”basis” modellen.

For et helt basalt APV-værktøj kan prisen starte fra 20 – 50 kr. pr. medarbejder pr. år for en basispakke.

Her får virksomheden typisk adgang til et traditionelt selvbetjeningssystem, hvor de selv skal gøre alt arbejdet:

  • formulere spørgsmålene
  • udsende målingen
  • forstå den indsamlede data
  • omsætte data til rapporter og handlingstiltag

Systemet arbejder altså ikke for dig, og derfor kræver håndteringen af et sådan system typisk meget manuelt arbejde.

Virksomhederne bruger i gennemsnit 6 – 12 måneder på at gennemføre den resterende APV-proces, hvis de vælger et “gør det selv”-system.

Særligt ligger der mange måneders arbejde i at få omsat APV-resultaterne til handlingsplaner.

Det er ofte både HR-manager og Arbejdsmiljøorganisationen, der er involveres i den proces.

Hvis vi tager en gennemsnitslønnen for en HR-manager og to til tre arbejdsmiljørepræsentanter fra arbejdsmiljøorganisationen, er den samlet set 190.000 kr. pr. måned.

Det koster altså virksomheden 190.000 kr. at bruge disse medarbejderes tid på at gennemføre APV-processen.

Hvis vi antager, at de er erfarne med at gennemføre APV-processen, bruger de godt tre måneder på dels at få forstå deres APV-rapporter og få omsat resultaterne til handlingsplaner.

Den brugte tid svarer til 570.000 kr.

Hertil er der ikke medregnet, at de lokale ledere ofte også er inkluderet i udarbejdelsen af handlingsplanerne sammen med medarbejderne.

Det er alt andet lige en meget dyr og tidskrævende proces, hvis man som virksomhed vælger et standard spørgeskemasystem til at gennemføre en APV

Det største problem rent fagligt er, at hvis en APV-proces tager virksomheder så mange måneder at gennemføre, så forøger det også risikoen for, at arbejdsmiljøet har ændret sig i mellemtiden – hvilket gør resultaterne ubrugelige.

Så nu tænker du nok, hvorfor vælger virksomhederne ikke blot en fuldautomatiseret APV-løsning, som sparer dem for de mange måneders APV-arbejde?

Desværre er der mange virksomheder, der udelukkende fokuserer på den initiale opstartspris. Derfor overses de indirekte omkostninger, der er forbundet med at gennemføre APV-processen internt.

En fuldautomatisk digital APV: systemet gør det tunge arbejde for dig

For en fuldautomatisk model, hvor virksomheden skal bruge minimum af tid og få maksimal værdi ved at leve op til alle fem lovpligtige APV-trin, betaler kunden for, at softwaren helt automatisk gør det tunge APV-arbejde.

Det er en modernisering og automatisering af den traditionelle APV, hvor virksomheden typisk får adgang til:

  • En moderne besvarelsesplatform på både app, mobil og computer
  • Et dashboard til HR, AMR og lederne til visuelle real-time resultater
  • Et automatisk rapport- og kommentarmodul
  • Automatiske handlingsforslag
  • Et handlingsplansmodul med selvkørende tidsstyring og opfølgning m.m.

Her betaler virksomheden for den frigivne tid ved at vælge et fuldautomatisk software som ligger fra 90 – 300 kr. medarbejder pr. år alt efter antal ansatte i virksomheden.

Så prisen på en APV afhænger meget af, hvilken proces I som virksomhed ønsker.

Har I ressourcer til at drive APV-processen internt fra a – z?

Eller ønsker I et fuldautomatisk digitalt værktøj, der gennemfører APV’ens fem lovpligtige trin helt automatisk og frigiver tid til at skabe dialog og implementere de nødvendige handlingsplaner?

Det er i sidste ende jeres vurdering.

Fordele ved en fuldautomatisk digital APV

Jeg er selvfølgelig farvet af min rolle som stifter af Woba, men min vurdering er, at det er nogle klare fordele ved at vælge en fuldautomatisk APV-løsning:

  • Spar tid og besvær og lev op til APV’ens 5 lovkrav helt automatisk
  • Gør det nemt at besvare APV’en og tilgå resultater fra mobil, tablet eller computer
  • Få APV-resultaterne på tværs af hele arbejdspladsen med det samme, som undersøgelsen slutter
  • Sæt jeres medarbejdere og ledere i stand til at handle på APV’ens resultater imens de stadig er aktuelle – som gør det muligt at forebygge problemer, inden skaden er sket
  • Få frigivet tid til at leve op til APV’ens formål: at løse og forebygge virksomhedens arbejdsmiljøudfordringer som kan have en indflydelse på sygefraværet
  • Gør APV-processen sjov, nem og værdifuld for alle ansatte

Hvis vi derudover antager, at I med en fuldautomatisk APV blot forebygger en langtidssygemelding, som kunne være forårsaget et dårlig psykisk eller fysisk arbejdsmiljø, kan I ifølge forskningen sparer helt op til 1 million kr.

Direkte omkostninger ved sygemelding

  • Sygedagpenge
  • Feriepenge heraf
  • Pension m.v.
  • Andre lønafhængige omkostninger
  • Refusion af sygedagpenge

Indirekte omkostninger ved sygemelding

  • Løn til vikar inkl. feriepenge, pension mv.
  • Udgifter ved at finde vikar, håndtering osv.
  • Oplæring af ny medarbejder
  • Ekstra belastning på øvrige medarbejdere
  • Tab af goodwill hos kunder
  • Nedgang i leveringstid og muligvis kvalitet

APV’en er dermed et effektivt redskab til at fremme det psykiske og fysiske arbejdsmiljø.

En international undersøgelse viser, at investeringer i arbejdsmiljø såsom APV’en betaler sig hjem 2,2. gange i gennemsnit.

Så det store spørgsmål er måske ikke, hvad prisen på en APV er, men hvad det koster at lade være (eller vælge den forkerte løsning).

Tilmeld vores nyhedsbrev

Relaterede artikler

MicrosoftTeams Image
APV - Skema, skabelon, spørgeramme … kært barn har mange navne!

Og jo – APV’en er ‘et kært barn’.

For den er din sikreste og bedste vej til god trivsel og et godt arbejdsmiljø i virksomheden. Netop ved at give dig det nødvendige indblik i medarbejdernes tanker, oplevelser og måle temperaturen på deres daglige velvære, veltilpashed og følelse af at være en vigtig del af virksomheden.

Hovedrollen i din arbejdspladsvurdering er – og vil altid være – de valgte spørgsmål i selve målingen.

Og en APV kan være decideret ubrugelig, hvis du ikke får spurgt om de helt rigtige ting i forhold til præcis DIN virksomhed og DINE medarbejdere.

 

 

En branchespecifik spørgeramme?

Så, første step i APV-processen er at kortlægge hvilke spørgerammer, der er relevante for din branche. 

Det er klart, at hvis det er en byggeplads, så er der andre spørgsmål i APV’en end hvis det fx er en virksomhed udelukkende med kontorarbejde. 

APV’en skal jo både tage højde for det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø. 

I forhold til det fysiske arbejdsmiljø kigges der på de forskellige risici ved tunge løft, skæve arbejdsstillinger og arbejdet med farlige kemikalier. 

Med det psykiske arbejdsmiljø er fokus blandt andet på stressniveau, overskud, fleksibilitet og arbejdspres.

 

  • Så, hvilken branche befinder din virksomhed sig i? 
  • Er der præmisser for arbejdets udførelse som indebærer risici for medarbejderne? 
  • Arbejdes der med farlige kemikalier?
  • Udsættes medarbejderne for generelle sundhedsrisici?
  • Er det primært kontorarbejde? 

 

Når du har kortlagt branchen og hvilke præmisser, der primært gør sig gældende i forhold til arbejdsmiljøet, så kan du gå i gang med at vælge den rigtige spørgeramme. 

Få Woba.ios spørgeramme her 

MicrosoftTeams Image
APV - hvor ofte?

Som udgangspunkt skal der sættes gang i Projekt: Arbejdspladsvurdering hvert tredje år.
Det er, hvad lovgivningen siger, men der er også andre instanser, som du skal tage højde for.

 

Lovgivningens guidelines

Der er udarbejdet klare regler fra Arbejdstilsynet i forhold til, hvor ofte arbejdspladsvurderingen skal gennemføres.

Ifølge Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1234 af 29. oktober 2018. Kapitel 2a – § 6 b, stk. 4.

 

 

En arbejdspladsvurdering skal ajourføres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser m.v., som har betydning for virksomhedens arbejdsmiljø, dog senest hvert tredje år.

 

Og hvad betyder denne paragraf så helt præcist?

Det betyder, at der som udgangspunkt skal gennemføres APV hvert tredje år – som minimum. Den er ikke til at komme udenom.

Men … Hvis der har været nogen former for radikale ændringer på arbejdspladsen i mellemtiden, så dur den med hvert tredje år ikke længere.

 

– Har I indført hybride arbejdspladser, hvor medarbejderne må arbejde mere hjemme?

Er I flyttet i nye lokaler inden for den seneste tid?

– Har I optimeret på arbejdsprocesser og arbejdsmetoder, sådan så de er undergået en relativt stor forandring for medarbejderne?

 

Jamen, så er virksomheden kvalificeret til at gennemføre en APV efterfølgende ifølge lovgivningen.

Og der er ret stor chance for, at du lige nu befinder dig i en virksomhed som netop har undergået et par væsentlige forandringer de seneste år.

Post-corona-tiden betyder en helt ny tilgang til hybrid-arbejdspladsen, hvor mange medarbejdere og virksomheder nu har set værdien i at arbejde hjemme nogle dage om ugen.

En stor værdi.

Men også en instans som gør, at arbejdspladsen ændres og at arbejdsmiljøet og trivslen kan udsættes for forskellige og nye former for udfordringer og problematikker.

Det er vigtigt for virksomheden og ikke mindst arbejdsmiljøet, at disse problematikker opdages, analyseres og håndteres på et tidligt tidspunkt – hvilket APV’en netop kan være med til at sikre.

Malene Square 150x150
Malene Madsen
CEO and Co-founder

Relaterede artikler

MicrosoftTeams Image
APV - Skema, skabelon, spørgeramme … kært barn har mange navne!

Og jo – APV’en er ‘et kært barn’.

For den er din sikreste og bedste vej til god trivsel og et godt arbejdsmiljø i virksomheden. Netop ved at give dig det nødvendige indblik i medarbejdernes tanker, oplevelser og måle temperaturen på deres daglige velvære, veltilpashed og følelse af at være en vigtig del af virksomheden.

Hovedrollen i din arbejdspladsvurdering er – og vil altid være – de valgte spørgsmål i selve målingen.

Og en APV kan være decideret ubrugelig, hvis du ikke får spurgt om de helt rigtige ting i forhold til præcis DIN virksomhed og DINE medarbejdere.

 

 

En branchespecifik spørgeramme?

Så, første step i APV-processen er at kortlægge hvilke spørgerammer, der er relevante for din branche. 

Det er klart, at hvis det er en byggeplads, så er der andre spørgsmål i APV’en end hvis det fx er en virksomhed udelukkende med kontorarbejde. 

APV’en skal jo både tage højde for det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø. 

I forhold til det fysiske arbejdsmiljø kigges der på de forskellige risici ved tunge løft, skæve arbejdsstillinger og arbejdet med farlige kemikalier. 

Med det psykiske arbejdsmiljø er fokus blandt andet på stressniveau, overskud, fleksibilitet og arbejdspres.

 

  • Så, hvilken branche befinder din virksomhed sig i? 
  • Er der præmisser for arbejdets udførelse som indebærer risici for medarbejderne? 
  • Arbejdes der med farlige kemikalier?
  • Udsættes medarbejderne for generelle sundhedsrisici?
  • Er det primært kontorarbejde? 

 

Når du har kortlagt branchen og hvilke præmisser, der primært gør sig gældende i forhold til arbejdsmiljøet, så kan du gå i gang med at vælge den rigtige spørgeramme. 

Få Woba.ios spørgeramme her 

AF Louise Aarkrog
MicrosoftTeams Image
APV - hvor ofte?

Som udgangspunkt skal der sættes gang i Projekt: Arbejdspladsvurdering hvert tredje år.
Det er, hvad lovgivningen siger, men der er også andre instanser, som du skal tage højde for.

 

Lovgivningens guidelines

Der er udarbejdet klare regler fra Arbejdstilsynet i forhold til, hvor ofte arbejdspladsvurderingen skal gennemføres.

Ifølge Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1234 af 29. oktober 2018. Kapitel 2a – § 6 b, stk. 4.

 

 

En arbejdspladsvurdering skal ajourføres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser m.v., som har betydning for virksomhedens arbejdsmiljø, dog senest hvert tredje år.

 

Og hvad betyder denne paragraf så helt præcist?

Det betyder, at der som udgangspunkt skal gennemføres APV hvert tredje år – som minimum. Den er ikke til at komme udenom.

Men … Hvis der har været nogen former for radikale ændringer på arbejdspladsen i mellemtiden, så dur den med hvert tredje år ikke længere.

 

– Har I indført hybride arbejdspladser, hvor medarbejderne må arbejde mere hjemme?

Er I flyttet i nye lokaler inden for den seneste tid?

– Har I optimeret på arbejdsprocesser og arbejdsmetoder, sådan så de er undergået en relativt stor forandring for medarbejderne?

 

Jamen, så er virksomheden kvalificeret til at gennemføre en APV efterfølgende ifølge lovgivningen.

Og der er ret stor chance for, at du lige nu befinder dig i en virksomhed som netop har undergået et par væsentlige forandringer de seneste år.

Post-corona-tiden betyder en helt ny tilgang til hybrid-arbejdspladsen, hvor mange medarbejdere og virksomheder nu har set værdien i at arbejde hjemme nogle dage om ugen.

En stor værdi.

Men også en instans som gør, at arbejdspladsen ændres og at arbejdsmiljøet og trivslen kan udsættes for forskellige og nye former for udfordringer og problematikker.

Det er vigtigt for virksomheden og ikke mindst arbejdsmiljøet, at disse problematikker opdages, analyseres og håndteres på et tidligt tidspunkt – hvilket APV’en netop kan være med til at sikre.

AF Louise Aarkrog
Header Blog Image Apv Skema
APV-skema og andre populære måder at kortlægge arbejdsmiljøet

Selvom arbejdspladsvurderingen er lovpligtig og skal leve op til en række specifikke krav, så er der en vis grad af metodefrihed.

Det gælder særligt i forbindelse med kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljø.

Jeg gennemgår her de tre mest udbredte metoder: APV-skema, interview og observation.

For selvom der er metodefrihed, så er ikke alle metoder lige.

Lad os springe ud i det.

AF Malene Madsen