Sådan laver I en APV handlingsplan

Læsetid 6 min

I denne blog

Arbejdspladsvurderingen (APV) kan inddeles i fem faser. Den fjerde af disse faser fokuserer på: prioritering og udarbejdelse af en konkret APV handlingsplan.

I dette indlæg vil vi dykke ned i APV’ens fjerde fase; nemlig APV handlingsplanen og guide dig igennem hvordan en konkret handleplan på baggrund af APV’en bør udformes. Arbejdsmiljøet er et af de vigtigste fokus for en virksomhed. Mens nogle problematikker hurtigt kan løses, vil andre være mere komplekse, og der kan derfor være behov for en langsigtet handlingsplan.

 

Hvad er en APV handlingsplan?

Som navnet kraftigt antyder– en plan for en handling. Tilmed er det en af de absolut vigtigste elementer i arbejdet med jeres APV. For hvad er en APV uden en reel opfølgning og en helt igennem konkret løsningsplan?

En APV handlingplan bør fungere som en langsigtet handlingsplan for arbejdet med arbejdsmiljøet. Her bør de problemer, som du vurderer udgør den største trussel mod medarbejderne og arbejdspladsen som helhed, prioriteres. Den konkrete handlingsplan skal udarbejdes i samarbejde mellem ledelsen og medarbejderne og skal følges op på og revideres regelmæssigt.

Spørger man Arbejdstilsynet, hvad man skal udarbejde en handlingsplan ud fra, bør følgende kortlægges:

 

  • Tema
  • Handling
  • Prioritet
  • Termin
  • Ansvar
  • Dato for opfølgning

 

Hvordan laver man en APV handleplan?

Når I laver en konkret handleplan på baggrund af APV’en, så bør problemerne fremgå i prioriteret rækkefølge. Ved hvert problem skal løsningsforslaget fremgå, og I skal udpege en ansvarlig person for løsningens implementering. Er der flere løsninger til det enkelte problem, bør de ligeledes prioriteres.

For at udarbejde en så konkret handlingsplan som muligt, har vi i Woba udspecificeret handlingsplanerne, så de bliver langt mere dybdegående og brugbare. Det er nemlig en virkelig god idé at kortlægge og inddele alt på organisationsniveau, ledelsesniveau, gruppeniveau samt individniveau. Denne inddeling kaldes i HR-regi for IGLO-modellen:

 

I – Individniveau
G – Gruppeniveau
L – Ledelsesniveau
O – Organisationsniveau

 

 

 

IGLO-modellens betydning for handlingsplanen 

IGLO-modellen er en super god metode til at lave en APV-handlingsplan. Når man dykker ned i IGLO-modellen, er det lettest at beskrive den i omvendt rækkefølge, for at kortlægge dens betydning.

 

På organisationsniveau ser du på, hvad arbejdsgiverens ansvar egentlig er i forhold til problematikken og i særdeleshed i den fremtidige plan. Hvad skal arbejdsgiveren gøre, sige og fokusere på, for at handlingstiltaget implementeres.

Ledelsesniveauet er dér, hvor lederens rolle tydeliggøres. Hvad betyder den enkelte leder for arbejdskulturen og hvordan kan han/hun være med til at løse problematikken.

Gruppeniveauet henvender sig til ‘teamet’, karakteriserer fællesskabet og “vi løfter i flok”-mentaliteten. En specifik handlingsplan kan her gå ind og fokusere på, hvad I reelt set kan gøre i fællesskab i teamet for at imødekomme problematikkerne. Er der nogen fordomme som skal håndteres? Skal det generelle sprog justeres lidt? Eller skal vi bare blive bedre til at inddrage og tage hensyn til hinanden?

Og så kommer vi til individniveauet. Hvad kan den enkelte medarbejder gøre for at fremme virksomhedens arbejdsmiljø med henblik på den specifikke udfordring? Her er det vigtigt at komme med guidelines til, hvordan den enkelte tackler udfordringen, men der kan også her udstikkes generelle holdninger til virksomhedens politik – og hvordan det ønskes, at man opfører sig overfor kolleger.

 

 

De rette handlingsplaner giver den rette effekt

Vi har set det selv gennem mange års erfaring med forskning i arbejdsmiljøet. Forskningen peger entydigt på, at I kan opnå en forbedret arbejdsglæde, produktivitet og lavere sygefravær, hvis der prioriteres en tidlig indsats for at handle på målingernes problemområder.

Som illustrationen her viser, så udgør handlingsplanerne fase 4 i hele målingsprocessen. Alle 5 faser skal prioriteres og kortlægges, når I skal i gang med jeres måling. Handlingsplanerne tager altid udgangspunkt i de specifikke resultater – og de klarlagte problematikker.

 

Hvordan ved vi om vores APV handlingsplaner virker?

De handlingsplaner som knytter sig til det fysiske arbejdsmiljø – altså de fysiske, praktiske problematikker på arbejdspladsen er i de fleste tilfælde relativt lette at implementere og dermed måle effekten af. Det kan gøres mundtligt ved simpelthen at spørge medarbejderne, om de stadig oplever træk, støj eller andre fysiske gener i deres hverdag.

Men, når det drejer sig om de mere problematiske, langsigtede handlingsplaner – oftest i forbindelse med det psykiske arbejdsmiljø såsom stress, utryghed eller krænkende handlinger, så er det ikke helt så let at måle effekten.

Her anbefaler vi klart en opfølgende måling noget tid efter APV’ens handlingsplaner er implementeret. Det er svært at komme med en anbefaling til et eksakt tidsperspektiv, for de efterfølgende målinger afhænger i høj grad af selve problematikken – og ikke mindst handlingsplanens konkrete indhold.

 

 

Se APV’en som andet end en tidskrævende lovpligtighed – der bare skal overstås

APV’en koster tid og ressourcer med mindre du automatiserer den, selvfølgelig. Men helt ærligt – er det ikke netop værd at investere i viden og indsigt i dine medarbejdere og virksomhedens arbejdsmiljø, før du skal håndtere sygemeldinger og opsigelser?

Ikke, at økonomi skal gøres til det primære her, men en stress-sygemelding koster i gennemsnit 1 million kroner i Danmark. Ja, av! Så der er mange gode grunde til at se APV’en som langt mere end en tidskrævende lovpligtighed – der bare skal overstås.

Hos Woba ser vi APV’en som det stærkeste værktøj til at kortlægge hele dit arbejdsmiljø i ét hug. Dermed er det også dit stærkeste kort i forbedring af jeres arbejdsmiljø – og vejen til gedigen arbejdsglæde. Og den arbejdsglæde kommer bare ikke af sig selv. Selvom det ville være dejligt. Men arbejdsglæden er direkte proportional med det fokus I giver arbejdsmiljøet – og de foranstaltninger, som I aktivt implementerer. Foranstaltninger belyst ud fra en gennemarbejdet APV – og så ikke mindst de vigtige efterfølgende handlingsplaner.

 

Læs også vores fulde guide til: APV regler + 10 værdifulde tips

En APV handlingsplan viser engagement

Har du problemer med at motivere dine medarbejdere til at engagere sig og ikke mindst være komplet ærlig i dit APV-skema?

Denne problematik kan nemt opleves. Derfor er det vigtigt, at alle medarbejdere forstår vigtigheden af målingen – og ikke mindst værdien for dem selv. Vi mennesker er helt instinktivt bygget med en ‘What’s in it for me’-følelse, som skal være opfyldt, før vi giver os i kast med at smide kræfter, interesse og tillid ind et nyt projekt. Sørg for at dine medarbejdere er med i processen.

Her er det vigtigt at du informerer om vigtigheden, faserne og vær helt klar omkring de handlingsplaner, som du vil udarbejde og implementere efterfølgende – baseret på deres besvarelser. Udtryk dig tydeligt omkring formålet med APV-arbejdet. At det rent faktisk er til for medarbejderne og til at ændre arbejdsmiljøet til det bedre.

En vigtig tilføjelse er også, at lægge vægt på, at alle besvarelser er 100 % anonyme, og at man som medarbejder aldrig nogensinde vil blive konfronteret med sine holdninger og følelser. Ærlighed er et nøgleord, når det kommer til disse målinger. Også selvom sandheden kan gøre naller.

Igen – det er givet godt ud på den lange bane, for du får reelt set chancen for at rette op på problematikkerne FØR de resulterer i opsigelser og skyhøjt sygefravær.

 

Forebyggelse frem for symptombehandling

Når du arbejder med målinger i realtid, så giver du dig selv langt bedre vilkår for at arbejde med forebyggelse i stedet for symptombehandlingen. Det er smart, fordi du imødekommer problematikkerne i opløbet, FØR de er endt ud i sygefravær, opsigelser eller et ubehageligt arbejdsmiljø som tærer på medarbejderne.

På den måde sikrer du både en velfungerende og tryg arbejdsplads, hvor dine medarbejdere trives og drives af arbejdsglæde. Samtidigt sparer du også en hel del på omkostningerne.

 

Eksempel på hvordan en APV handlingsplan kan udformes

Sådan kan du med en konkret og løsningsorienteret handlingsplan imødekomme dine medarbejderes behov og udfordringer i arbejdsmiljøet.

 

Problem: “Jeg sidder ofte i træk og får kulde”

Handlingsplan: ‘Vi sørger øjeblikkeligt for at få repareret klimaanlægget og lukket for vinduerne. Den nærmeste afdelingsleder er ansvarlig.’

 

Problem: “Min PC er langsom og bliver ofte smidt af internettet”

Handlingsplan:‘Indkøb af nyt funktionelt udstyr og en opgradering af internetløsning. Afdelingsleder er ansvarlig for indkøb.’

 

 

Lav dynamiske og tidssvarende handlingsplaner

Det er så ualmindeligt vigtigt for arbejdsmiljøet, at der handles hurtigt – og allerhelst forebyggende. For hvad hjælper en tung APV-proces og en masse flotte handlingsplaner, hvis de først kommer flere måneder efter resultaterne foreligger. Det siger sig selv – de bliver håbløst forældede og groft sagt – ubrugelige.

Måden, du sikrer dig, at dit trivselsarbejde giver mening og er tidssvarende, er ved at bruge en dynamisk platform, hvor der kan foretages målinger løbende, og hvor både APV’en og handlingsplanerne foregår i realtid.  Automatiseringen af trivselsmålingerne vil hjælpe jer godt på vej her. Samtidigt vil vi altid anbefale at gøre brug af en intelligent platform, som aktivt giver dig indsigt i ‘de røde alarmer’, når der er problematikker, som du skal være bevidst om og give opmærksomhed. Vores APV system tildeler dig samtidigt gennemarbejdede og relevante handlingsplaner baseret på de oplevede problematikker. 

På den måde står du aldrig alene og har med det samme en forsvarlig og ikke mindst effektiv handlingsplan – lige ved hånden.

 

 

 

Woba newsletter sign-up

Relaterede Artikler

Hvad er APV og hvordan fungerer det?
Hvad er APV? Guide til arbejdspladsvurdering

APV står for arbejdspladsvurdering, og er et krav i Arbejdsmiljøloven for alle virksomheder. APV er en gennemgang af jeres arbejdsplads, som kortlægger arbejdsmiljøet og trivsel bland de ansatte. En del af APV’en består af at identificere og efterfølgende foretage en prioritering og udarbejde en handlingsplan for, hvordan I vil løse hvert enkelt arbejdsmiljøproblem.

I denne guide vil vi dykke ned i hvad en APV er, hvad APV betyder, og hvorfor det er vigtigt for netop jeres virksomhed. APV’en skal jo gennemføres, så hvorfor ikke gøre det helt rigtigt fra start?

 

Hvad betyder APV?

APV er kort for ‘arbejdspladsvurdering’, og er en form for risikovurdering af arbejdspladsen og dens arbejdsmiljø. Med en APV arbejder du systematisk med arbejdsmiljøet og trivslen i virksomheden. Det er et vigtigt værktøj, der hjælper jer med at forebygge dårligt arbejdsmiljø og nedsætte sygefraværet. En international undersøgelse viser faktisk, at investeringer i arbejdsmiljø betaler sig hjem 2,2 gange i gennemsnit.

Kravene til en APV er reguleret af Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø – også kaldet arbejdsmiljøloven. Det er altså et lovkrav under Arbejdsmiljøloven, at alle virksomheder og organisationer med ansatte skal gennemføre en arbejdspladsvurdering. Så medmindre du er alene i din egen virksomhed, så skal du med al sandsynlighed lave en APV. Det gælder også, hvis medarbejderen er på nedsat tid eller er i en tidsbegrænset stilling.

 

Formålet med APV er ifølge Arbejdsmiljøloven at skabe et:

  • sikkert og sundt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, der til enhver tid er i overensstemmelse med den tekniske og sociale udvikling i samfundet, samt
  • grundlag for, at virksomhederne selv kan løse sikkerheds- og sundhedsspørgsmål med vejledning fra arbejdsmarkedets organisationer og vejledning og kontrol fra Arbejdstilsynet.

 

 

Krav og regler til APV’en

Det er ikke et krav, at arbejdsgiveren skal sidde på selve APV-processen. Det er dog arbejdsgiveren, som i sidste ende har ansvaret for at igangsætte arbejdet. Udover APV’ens fem faser er der en række regler, som skal overholdes, for at kunne leve op til kravene om en lovpligtig APV.

Kort opsummeret så er kravene til en APV:

  • Det er et lovkrav, at alle virksomheder med ansatte skal udarbejde en APV, som omfatter alle arbejdsmiljøforhold i virksomheden.
  • Det er arbejdsgiverens ansvar, at virksomheden udarbejder en APV og at medarbejderne bliver inddraget.
  • APV’en skal være skriftlig og tilgængelig for både ledelsen og medarbejderne.
  • Ledelsen og medarbejderne skal samarbejde igennem hele APV-processen.
  • Det skal klart fremgå, hvem der har ansvaret for at gennemføre virksomhedens handlingsplan i praksis.
  • APV’en skal revideres, når der sker ændringer, som har betydning for arbejdsmiljøet – dog mindst hvert 3. år.

 

Se også vores fulde overblik over APV-reglerne for den lovpligtige arbejdspladsvurdering.

 

Hvad skal en APV indeholde?

En APV starter med en kortlægning af arbejdsmiljøet, som skal omfatte både det fysiske arbejdsmiljø og det psykiske arbejdsmiljø. Det er vigtigt også at vurdere, om sygefraværet kan være forårsaget af dårligt arbejdsmiljø.

Hvor ofte skal vi lave APV?
Hvor ofte skal I lave en APV?

En arbejdspladsvurdering (APV) er et vigtigt værktøj, der hjælper jer med at forebygge dårligt arbejdsmiljø. Det er tvunget ved lov, at virksomheder skal lave en APV, men hvor ofte skal det gøres?

Der er flere faktorer at have for øje, når det er tid til at lave en APV. Vi guider dig igennem og gør dig klogere på de formelle krav til, hvornår man skal lave en APV og hvor ofte man laver APV. APV’en skal gennemføres, så hvorfor ikke gøre det rigtigt fra start? Bliv klædt på fra top til tå med alt der findes af viden omkring arbejdspladsvurderingen.

MicrosoftTeams Image
APV Skema: Indhold du kan arbejde ud fra

APV skema, skabelon, spørgeramme – kært barn har mange navne. En APV (kort for arbejdspladsvurdering) er et vigtigt værktøj, der hjælper jer med at forebygge dårligt arbejdsmiljø og til at nedsætte sygefraværet.

APV’en er lovpligtig at udføre og derfor er der også en en række krav du skal opfylde, som er reguleret af Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø – også kaldet arbejdsmiljøloven. Et APV skema er derfor et brugbart værktøj, som sikre at du opfylder kravene for APV’en.

 

 

 

Hvad er et APV skema?

Et APV skema er din sikreste og bedste vej til god trivsel og et godt arbejdsmiljø i virksomheden. Skemaet fungerer som en spørgeramme inden for APV’en, som giver dig det nødvendige indblik i medarbejdernes tanker og oplevelser. APV’en måler nemlig temperaturen på medarbejdernes daglige velvære, veltilpashed og følelse af at være en vigtig del af virksomheden.

Malene Madsen CEO Woba
Malene Madsen
CEO & Co-founder

Biografi:

Malene Madsen, CEO og medstifter af Woba.io, har en baggrund i psykologi og filosofi samt års erfaring med forskning og formidling af arbejdsrelateret stress. Hun grundlagde Woba.io med en dyb faglig indsigt og et mål om at hjælpe virksomheder med at forebygge stress, sygefravær og medarbejderopsigelser ved at bruge medarbejdernes feedback til at fastholde nøglemedarbejdere.

Malene tilhører desuden den sjældne kategori af kun 1% kvindelige iværksættere i Danmark, der har haft succes med at rejse venturekapital.

Topics: #Employeeengagement #Employeeretention #mentalhealth #peopleanalytics

Relaterede Artikler