APV’ens uundværlige ledsager – handlingsplanerne

Læsetid 6 min

Problem:

“Jeg sidder ofte i træk og får kulde”

 

Handlingsplan:

‘Vi sørger øjeblikkeligt for at få repareret klimaanlægget og lukket for vinduerne. Den nærmeste afdelingsleder er ansvarlig.’

 

Problem:

“Min PC er langsom og bliver ofte smidt af internettet”

 

Handlingsplan:

‘Indkøb af nyt funktionelt udstyr og en opgradering af internetløsning. Afdelingsleder er ansvarlig for indkøb.’

 

Sådan kan du med en konkret og løsningsorienteret handlingsplan imødekomme dine medarbejderes behov og udfordringer i arbejdsmiljøet.

 

Men hvad nu, hvis kommentarfelterne i APV’en ser ud som følger:

“Jeg har ikke nogen symptomer på stress. Har dog svært ved at sove en hel nat og har lidt hjertebanken.”

“Jeg ved ikke, om det bare er mig, men føler af og til, at Kirsten taler ned til mig og behandler mig som om, jeg ikke gør mit arbejde godt nok. Det er nok bare mig.”

 

Nja, så har udfordringerne pludselig karakter af noget langt mindre håndgribeligt og kan ikke løses med et simpelt tiltag.

Og hvad gør du så?

Først og fremmest – gå ikke i panik. Ja, det er en alvorlig sag, men nu ved du det om ikke andet. Og i arbejdet med medarbejdertrivsel og arbejdsmiljø, så er viden og erkendelse første, vigtige skridt.

Men du kan nu heller ikke bare læne dig tilbage, lukke øjnene og tænke “Nå, det går jo nok …”, for målingerne giver dig en unik mulighed for reelt at handle på problematikkerne og imødekomme din medarbejders trivsel.

Og det er så her, hvor de gennemarbejdede og konkrete handlingsplaner er dit absolut vigtigste værktøj.

 

Hvad er en handlingsplan?

Jo, altså det er jo som navnet kraftigt antyder – en plan for en handling.

Og så er det tilmed noget af det absolut vigtigste i dit APV-arbejde. For hvad er en APV uden en reel opfølgning og en helt igennem konkret løsningsplan?

Spørger man Arbejdstilsynet, hvad de mener, at man skal udarbejde en handlingsplan ud fra, så skal man kortlægge følgende:

 

  • Tema
  • Handling
  • Prioritet
  • Termin
  • Ansvar
  • Dato for opfølgning

 

For at blive endnu mere konkret, så har vi i Woba udspecificeret handlingsplanerne, så de bliver langt mere dybdegående og brugbare.

Det er nemlig en virkelig god idé at kortlægge og inddele alt på organisationsniveau, ledelsesniveau, gruppeniveau samt individniveau. Denne inddeling kaldes i HR-regi for IGLO-modellen.

 

I – Individniveau
G – Gruppeniveau
L – Ledelsesniveau
O – Organisationsniveau

 

Lad os starte i omvendt rækkefølge …

På organisationsniveau ser du på, hvad arbejdsgiverens ansvar egentlig er i forhold til problematikken og i særdeleshed i den fremtidige plan. Hvad skal arbejdsgiveren gøre, sige og fokusere på, for at handlingstiltaget implementeres.

Ledelsesniveauet er dér, hvor lederens rolle tydeliggøres. Hvad betyder den enkelte leder for arbejdskulturen og hvordan kan han/hun være med til at løse problematikken.

Gruppeniveauet henvender sig til ‘teamet’, karakteriserer fællesskabet og “vi løfter i flok”-mentaliteten. En specifik handlingsplan kan her gå ind og fokusere på, hvad I reelt set kan gøre i fællesskab i teamet for at imødekomme problematikkerne. Er der nogen fordomme som skal håndteres? Skal det generelle sprog justeres lidt? Eller skal vi bare blive bedre til at inddrage og tage hensyn til hinanden?

Og så kommer vi til individniveauet. Hvad kan den enkelte medarbejder gøre for at fremme arbejdsmiljøet med henblik på den specifikke udfordring?

Her er det vigtigt at komme med guidelines til, hvordan den enkelte tackler udfordringen, men der kan også her udstikkes generelle holdninger til virksomhedens politik – og hvordan det ønskes, at man opfører sig overfor kolleger.

 

 

De rette handlingsplaner giver den rette effekt

… Og det gør de bare!

Vi har set det selv gennem mange års erfaring med forskning i arbejdsmiljøet.

Forskningen peger entydigt på, at I kan opnå en forbedret arbejdsglæde, produktivitet og lavere sygefravær, hvis der prioriteres en tidlig indsats for at handle på målingernes problemområder.

Som illustrationen her viser, så udgør handlingsplanerne fase 4 i hele målingsprocessen.

Alle 5 faser skal prioriteres og kortlægges, når I skal i gang med jeres måling.

Handlingsplanerne tager altid udgangspunkt i de specifikke resultater – og de klarlagte problematikker.

 

Og hvordan ved vi så om vores handlingsplaner virker?

Altså, de handlingsplaner som knytter sig til de fysiske, praktiske problematikker på arbejdspladsen er i de fleste tilfælde relativt lette at implementere og dermed lynhurtigt måle effekten af – det kan gøres mundtligt ved simpelthen at spørge medarbejderne, om de stadig oplever træk, støj eller andre fysiske gener i deres hverdag.

Men, når det drejer sig om de mere problematiske, langsigtede handlingsplaner – oftest i forbindelse med psykiske problematikker såsom stress, utryghed eller krænkende handlinger, så er det ikke helt så let at måle effekten.

I hvert fald ikke lige med det samme.

Her anbefaler vi klart en opfølgende måling noget tid efter APV’ens handlingsplaner er implementeret.

Det er svært at komme med en anbefaling til et eksakt tidsperspektiv, for de efterfølgende målinger afhænger i høj grad af selve problematikken – og ikke mindst handlingsplanens konkrete indhold.

 

 

Se APV’en som andet end en tidskrævende lovpligtighed – der bare skal overstås

Jo, den koster tid og ressourcer. Med mindre du automatiserer den, selvfølgelig.

Men helt ærligt – er det ikke netop værd at investere i viden og indsigt i dine medarbejdere og virksomhedens arbejdsmiljø, før du skal håndtere sygemeldinger og opsigelser?

Ikke, at økonomi skal gøres til det primære her, men en stress-sygemelding koster i gennemsnit 1 million kroner i Danmark. Ja, av!

Så der er mange gode grunde til at se APV’en som langt mere end en tidskrævende lovpligtighed – der bare skal overstås.

Hos Woba ser vi APV’en som det stærkeste værktøj til at kortlægge hele dit arbejdsmiljø i ét hug.
Dermed er det også dit stærkeste kort i forbedring af jeres arbejdsmiljø – og vejen til gedigen arbejdsglæde.

Og den arbejdsglæde kommer bare ikke af sig selv. Selvom det ville være dejligt. Men arbejdsglæden er direkte proportional med det fokus I giver arbejdsmiljøet – og de foranstaltninger, som I aktivt implementerer. Foranstaltninger belyst ud fra en gennemarbejdet APV – og så ikke mindst de vigtige efterfølgende handlingsplaner.

 

 

Handlingsplanerne = Engagement

Hvorfor skal jeg som medarbejder engagere mig i et APV-spørgeskema og vigtigst af alt – være komplet ærlig i mine besvarelser?

Det kunne meget vel være én af dine medarbejdere, som sidder med den tanke og den tvivl.
Og derfor er det vigtigt, at alle medarbejdere forstår vigtigheden af målingen – og ikke mindst værdien for dem selv.

 

Vi mennesker er helt instinktivt bygget med en ‘What’s in it for me’-følelse, som skal være opfyldt, før vi giver os i kast med at smide kræfter, interesse og tillid ind et nyt projekt.

Sørg for at dine medarbejdere er med i processen. Informér om vigtigheden, faserne og vær helt klar omkring de handlingsplaner, som du vil udarbejde og implementere efterfølgende – baseret på deres besvarelser.

Udtryk dig tydeligt omkring formålet med APV-arbejdet. At det rent faktisk er til for medarbejderne og til at ændre arbejdsmiljøet til det bedre.

Og en vigtig tilføjelse: Læg vægt på, at alle besvarelser er 100 % anonyme, og at man som medarbejder aldrig nogensinde vil blive konfronteret med sine holdninger og følelser.

Ærlighed er et nøgleord, når det kommer til disse målinger. Også selvom sandheden kan gøre naller.

Igen – det er givet godt ud på den lange bane, for du får reelt set chancen for at rette op på problematikkerne FØR de resulterer i opsigelser og skyhøjt sygefravær.

 

 

Dynamiske og tidssvarende handlingsplaner. Kan man det?

Det kan du!

Og det er så ualmindeligt vigtigt for arbejdsmiljøet, at der handles hurtigt – og allerhelst forebyggende.

For hvad hjælper en tung APV-proces og en masse flotte handlingsplaner, hvis de først kommer flere måneder efter resultaterne foreligger. Det siger sig selv – de bliver håbløst forældede og groft sagt – ubrugelige.

Måden, du sikrer dig, at dit trivselsarbejde giver mening og er tidssvarende, er ved at bruge en dynamisk platform, hvor der kan foretages målinger løbende, og hvor både APV’en og handlingsplanerne foregår in real time. Altså, at de er dynamiske og i realtid.

Og så skader det hele ikke, at det er en komplet digital og automatiseret proces, hvor du hverken skal fedte med besvarelser på papir, selv udarbejde spørgeramme eller selv rode med analyse af bunkerne af resultater efterfølgende.

Automatiseringen af trivselsmålingerne bringer dig langt. Men skal du sikre dig de absolut bedste forudsætninger, så skal du bruge en intelligent platform, som aktivt giver dig indsigt i ‘de røde alarmer’, når der er problematikker, som du skal være bevidst om og give opmærksomhed.

 

Men hvad skal du så gøre ved alarmerne?

Og det kan virkelig skabe dilemma og fortvivlelse, når du bliver bevidst om en specifik problematik.

 

Skal jeg sige noget til hende, der angiveligt mobber de andre medarbejdere?

 

Hvem har mon ansvaret for den her problematik?

 

Hvordan tackler jeg det, så alle føler sig hørt og anerkendt?

 

Det er så i særdeleshed her, hvor du bør bruge en platform, som tildeler dig gennemarbejdede, relevante handlingsplaner – som alle er skabt og udarbejdet ud fra en tung, videnskabelig forskning omkring arbejdsmiljø og trivsel.

På den måde står du aldrig alene med problematikkerne og har med det samme en forsvarlig og ikke mindst effektiv handlingsplan – lige ved hånden.

Forebyggelse frem for symptombehandling

Når du arbejder med målinger i realtid, så giver du dig selv langt bedre vilkår for at arbejde med forebyggelse i stedet for symptombehandlingen.

Og hvorfor er det så smart?

Det er smart, fordi du imødekommer problematikkerne i opløbet, FØR de er endt ud i sygefravær, opsigelser eller et ubehageligt arbejdsmiljø som tærer på medarbejderne.

På den måde sikrer du både en velfungerende og tryg arbejdsplads, hvor dine medarbejdere trives og drives af arbejdsglæde.

Men du sparer også en hel del på omkostningerne.

For som skrevet tidligere i dette blogindlæg, så koster det jo i gennemsnit 1.000.000 kr., når en medarbejder siger op eller langtidssygemeldes i Danmark.

Så … har du en velovervejet, forebyggende handlingsplan baseret på tidssvarende feedback fra dine medarbejdere – eller håber du bare på det bedste?

Tilmeld vores nyhedsbrev

Relaterede artikler

MicrosoftTeams Image
APV - Skema, skabelon, spørgeramme … kært barn har mange navne!

Og jo – APV’en er ‘et kært barn’.

For den er din sikreste og bedste vej til god trivsel og et godt arbejdsmiljø i virksomheden. Netop ved at give dig det nødvendige indblik i medarbejdernes tanker, oplevelser og måle temperaturen på deres daglige velvære, veltilpashed og følelse af at være en vigtig del af virksomheden.

Hovedrollen i din arbejdspladsvurdering er – og vil altid være – de valgte spørgsmål i selve målingen.

Og en APV kan være decideret ubrugelig, hvis du ikke får spurgt om de helt rigtige ting i forhold til præcis DIN virksomhed og DINE medarbejdere.

 

 

En branchespecifik spørgeramme?

Så, første step i APV-processen er at kortlægge hvilke spørgerammer, der er relevante for din branche. 

Det er klart, at hvis det er en byggeplads, så er der andre spørgsmål i APV’en end hvis det fx er en virksomhed udelukkende med kontorarbejde. 

APV’en skal jo både tage højde for det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø. 

I forhold til det fysiske arbejdsmiljø kigges der på de forskellige risici ved tunge løft, skæve arbejdsstillinger og arbejdet med farlige kemikalier. 

Med det psykiske arbejdsmiljø er fokus blandt andet på stressniveau, overskud, fleksibilitet og arbejdspres.

 

  • Så, hvilken branche befinder din virksomhed sig i? 
  • Er der præmisser for arbejdets udførelse som indebærer risici for medarbejderne? 
  • Arbejdes der med farlige kemikalier?
  • Udsættes medarbejderne for generelle sundhedsrisici?
  • Er det primært kontorarbejde? 

 

Når du har kortlagt branchen og hvilke præmisser, der primært gør sig gældende i forhold til arbejdsmiljøet, så kan du gå i gang med at vælge den rigtige spørgeramme. 

Få Woba.ios spørgeramme her 

MicrosoftTeams Image
APV - hvor ofte?

Som udgangspunkt skal der sættes gang i Projekt: Arbejdspladsvurdering hvert tredje år.
Det er, hvad lovgivningen siger, men der er også andre instanser, som du skal tage højde for.

 

Lovgivningens guidelines

Der er udarbejdet klare regler fra Arbejdstilsynet i forhold til, hvor ofte arbejdspladsvurderingen skal gennemføres.

Ifølge Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1234 af 29. oktober 2018. Kapitel 2a – § 6 b, stk. 4.

 

 

En arbejdspladsvurdering skal ajourføres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser m.v., som har betydning for virksomhedens arbejdsmiljø, dog senest hvert tredje år.

 

Og hvad betyder denne paragraf så helt præcist?

Det betyder, at der som udgangspunkt skal gennemføres APV hvert tredje år – som minimum. Den er ikke til at komme udenom.

Men … Hvis der har været nogen former for radikale ændringer på arbejdspladsen i mellemtiden, så dur den med hvert tredje år ikke længere.

 

– Har I indført hybride arbejdspladser, hvor medarbejderne må arbejde mere hjemme?

Er I flyttet i nye lokaler inden for den seneste tid?

– Har I optimeret på arbejdsprocesser og arbejdsmetoder, sådan så de er undergået en relativt stor forandring for medarbejderne?

 

Jamen, så er virksomheden kvalificeret til at gennemføre en APV efterfølgende ifølge lovgivningen.

Og der er ret stor chance for, at du lige nu befinder dig i en virksomhed som netop har undergået et par væsentlige forandringer de seneste år.

Post-corona-tiden betyder en helt ny tilgang til hybrid-arbejdspladsen, hvor mange medarbejdere og virksomheder nu har set værdien i at arbejde hjemme nogle dage om ugen.

En stor værdi.

Men også en instans som gør, at arbejdspladsen ændres og at arbejdsmiljøet og trivslen kan udsættes for forskellige og nye former for udfordringer og problematikker.

Det er vigtigt for virksomheden og ikke mindst arbejdsmiljøet, at disse problematikker opdages, analyseres og håndteres på et tidligt tidspunkt – hvilket APV’en netop kan være med til at sikre.

Louise
Louise Aarkrog
Head of Marketing & Communication

Relaterede artikler

MicrosoftTeams Image
APV - Skema, skabelon, spørgeramme … kært barn har mange navne!

Og jo – APV’en er ‘et kært barn’.

For den er din sikreste og bedste vej til god trivsel og et godt arbejdsmiljø i virksomheden. Netop ved at give dig det nødvendige indblik i medarbejdernes tanker, oplevelser og måle temperaturen på deres daglige velvære, veltilpashed og følelse af at være en vigtig del af virksomheden.

Hovedrollen i din arbejdspladsvurdering er – og vil altid være – de valgte spørgsmål i selve målingen.

Og en APV kan være decideret ubrugelig, hvis du ikke får spurgt om de helt rigtige ting i forhold til præcis DIN virksomhed og DINE medarbejdere.

 

 

En branchespecifik spørgeramme?

Så, første step i APV-processen er at kortlægge hvilke spørgerammer, der er relevante for din branche. 

Det er klart, at hvis det er en byggeplads, så er der andre spørgsmål i APV’en end hvis det fx er en virksomhed udelukkende med kontorarbejde. 

APV’en skal jo både tage højde for det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø. 

I forhold til det fysiske arbejdsmiljø kigges der på de forskellige risici ved tunge løft, skæve arbejdsstillinger og arbejdet med farlige kemikalier. 

Med det psykiske arbejdsmiljø er fokus blandt andet på stressniveau, overskud, fleksibilitet og arbejdspres.

 

  • Så, hvilken branche befinder din virksomhed sig i? 
  • Er der præmisser for arbejdets udførelse som indebærer risici for medarbejderne? 
  • Arbejdes der med farlige kemikalier?
  • Udsættes medarbejderne for generelle sundhedsrisici?
  • Er det primært kontorarbejde? 

 

Når du har kortlagt branchen og hvilke præmisser, der primært gør sig gældende i forhold til arbejdsmiljøet, så kan du gå i gang med at vælge den rigtige spørgeramme. 

Få Woba.ios spørgeramme her 

AF Louise Aarkrog
MicrosoftTeams Image
APV - hvor ofte?

Som udgangspunkt skal der sættes gang i Projekt: Arbejdspladsvurdering hvert tredje år.
Det er, hvad lovgivningen siger, men der er også andre instanser, som du skal tage højde for.

 

Lovgivningens guidelines

Der er udarbejdet klare regler fra Arbejdstilsynet i forhold til, hvor ofte arbejdspladsvurderingen skal gennemføres.

Ifølge Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1234 af 29. oktober 2018. Kapitel 2a – § 6 b, stk. 4.

 

 

En arbejdspladsvurdering skal ajourføres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser m.v., som har betydning for virksomhedens arbejdsmiljø, dog senest hvert tredje år.

 

Og hvad betyder denne paragraf så helt præcist?

Det betyder, at der som udgangspunkt skal gennemføres APV hvert tredje år – som minimum. Den er ikke til at komme udenom.

Men … Hvis der har været nogen former for radikale ændringer på arbejdspladsen i mellemtiden, så dur den med hvert tredje år ikke længere.

 

– Har I indført hybride arbejdspladser, hvor medarbejderne må arbejde mere hjemme?

Er I flyttet i nye lokaler inden for den seneste tid?

– Har I optimeret på arbejdsprocesser og arbejdsmetoder, sådan så de er undergået en relativt stor forandring for medarbejderne?

 

Jamen, så er virksomheden kvalificeret til at gennemføre en APV efterfølgende ifølge lovgivningen.

Og der er ret stor chance for, at du lige nu befinder dig i en virksomhed som netop har undergået et par væsentlige forandringer de seneste år.

Post-corona-tiden betyder en helt ny tilgang til hybrid-arbejdspladsen, hvor mange medarbejdere og virksomheder nu har set værdien i at arbejde hjemme nogle dage om ugen.

En stor værdi.

Men også en instans som gør, at arbejdspladsen ændres og at arbejdsmiljøet og trivslen kan udsættes for forskellige og nye former for udfordringer og problematikker.

Det er vigtigt for virksomheden og ikke mindst arbejdsmiljøet, at disse problematikker opdages, analyseres og håndteres på et tidligt tidspunkt – hvilket APV’en netop kan være med til at sikre.

AF Louise Aarkrog
Header Blog Image Apv Skema
APV-skema og andre populære måder at kortlægge arbejdsmiljøet

Selvom arbejdspladsvurderingen er lovpligtig og skal leve op til en række specifikke krav, så er der en vis grad af metodefrihed.

Det gælder særligt i forbindelse med kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljø.

Jeg gennemgår her de tre mest udbredte metoder: APV-skema, interview og observation.

For selvom der er metodefrihed, så er ikke alle metoder lige.

Lad os springe ud i det.

AF Malene Madsen