APV-reglerne. Få et overskueligt indblik + 10 værdifulde tips

Læsetid 7 min

Er du kørt træt i forsøget på at finde hoved og hale i den danske lovgivning med regler og krav til APV?

Den kan være svær at blive klog på.

Derfor har vi samlet nogle gode henvisninger og opsummeret de primære og vigtigste rammer for en lovpligtig APV her.

 

EN BONUS OVEN I HATTEN
Vi giver dig også en liste over Woba’s uofficielle regler – vores bedste tips til at komme godt igennem jeres APV.

Dem har vi udarbejdet på baggrund af vores daglige arbejde og dialoger med virksomheder i alle størrelser og på tværs af brancher.

Men først en hurtig disclaimer: Vi er arbejdsmiljørådgivere – ikke jurister. Derfor er hensigten med blogindlægget er ikke at yde juridisk bistand. Derfor får du heller ikke en slavisk gennemgang af arbejdsmiljøloven.

Med de ord, så lad os springe ud i det.

 

En lovpligtig APV skal opfylde fem krav

Først og fremmest, og uanset branche og metode, så skal jeres APV opfylde fem krav – de såkaldte fem faser, du skal igennem, når du udarbejder en lovpligtig APV.

De fem faser er:

  • Identifikation og kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljøforhold.
  • Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer.
  • Inddragelse af virksomhedens sygefravær med henblik på at vurdere, om der er forhold i virksomhedens arbejdsmiljø, der kan medvirke til sygefraværet.
  • Prioritering og opstilling af en handlingsplan til løsning af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer.
  • Opfølgning på handlingsplanen.

I vores blogindlæg: ’Hvad er en APV?’ gennemgår vi alle fem faser langt mere detaljeret. Inden for rammerne af de krav, er der dog en høj grad af metodefrihed. Derfor bestemmer du også langt hen ad vejen selv, hvordan du vil løse opgaven.

Observation, interview, tjeklister og APV-skema er de mest udbredte metoder til at kortlægge virksomhedens arbejdsmiljø. Det vil typisk være virksomhedens kultur, branche eller størrelse, der afgør, hvilken metode, der egner sig bedst.

 

 

APV’en skal udformes skriftligt

Det kan virke som en lille ting, men det er vigtigt at kortlægningen af jeres arbejdsmiljø dokumenteres skriftligt, uanset hvilken metode I benytter.

Mange virksomheder udarbejder stadig deres APV analogt, hvor medarbejderne udfylder spørgeskemaer eller tjeklister med blyant og papir.

Men vil du gøre livet nemmere for dig selv og din virksomhed, så kan der være tid at spare for både ledelse og medarbejdere ved at investere i en digital løsning, der kan automatisere store dele af processen. Sådan en løsning vil ofte også sikre jer, at I overholder loven.

 

 

APV’en skal være tilgængelig for både ansatte og Arbejdstilsynet

Tidligere, kunne man ofte finde en støvet arbejdsmiljømappe et sted på kontoret. Men når jeres APV er færdig, skal den ikke bare gemmes væk. Den skal derimod være tilgængelig for alle i virksomheden. Og selvfølgelig for Arbejdstilsynet, hvis de kommer forbi.

I dag er det meget normalt, at APV’en er digitaliseret. Så har man nem adgang til den, uanset hvor man befinder sig, når Arbejdstilsynet fører tilsyn.

 

I skal (måske) nedsætte en intern arbejdsmiljøorganisation

Det er vigtigt at inddrage hele organisationen for at få et retvisende billede af arbejdsmiljøet. Og uanset størrelsen på virksomheden, så er det et krav, at ledelsen og medarbejderne samarbejder om hele processen.

Hvis din virksomhed har ti eller flere medarbejdere, skal I lave en arbejdsmiljøgruppe (AMO), som er en intern gruppe bestående af udvalgte medarbejdere. Virksomhedens AMO arbejder konkret med arbejdsmiljøet for at højne sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen.

Udvalgte repræsentanter fra ledelsen og medarbejdere, herunder tillids-, sikkerheds-, og arbejdsmiljørepræsentanter, er altid en del af en AMO.

 

 

Alle virksomheder skal lave en APV

Den her regel er meget simpel: Har du én eller flere ansatte, så skal du lave en APV, så du har overblik over arbejdsmiljøet i virksomheden.

Der er ganske enkelt ikke nogen virksomhedstyper eller brancher, som er fritaget fra at lave en APV. Men til gengæld er det værd at overveje, hvilken metode der giver bedst mening for jer, hvis I kun er få medarbejdere.

 

 

APV’en er arbejdsgiverens ansvar

Det er ikke et krav, at arbejdsgiveren skal have hænderne på selve APV-processen. Men det er arbejdsgiveren, som i sidste ende har ansvaret for at få tiltaget igangsat. Og det er også arbejdsgiverens ansvar at tage initiativ til at lave en AMO.

Vær ekstra opmærksom på krænkende handlinger.

Det giver måske sig selv, men hvis der forefindes problematikker som mobning eller seksuel chikane, så har du som arbejdsgiver en særlig forpligtelse til at agere på og håndtere de specifikke problematikker hurtigst muligt.

Derudover skal du være opmærksom på, at al information og trufne foranstaltninger omkring dette skal skrives ind i APV’en – og det skal være tilgængeligt for alle ledere og ansatte.

 

 

Søg mere viden hos Arbejdstilsynet

Der er mange faktorer at blive klog på i forbindelse med en korrekt APV. Det er vigtigt at søge viden, særligt hos Arbejdstilsynet eller hos en ekspertvirksomhed som Woba. Her vil du altid kunne blive klædt på med den seneste viden og lovgivning.

På Arbejdstilsynets hjemmeside kan du få dybere indsigt i de forskellige emner som fx. prioritering af handlingsplan, særlige krav til APV’en og AMO-forhold.

Wobas uformelle regler – 10 gode råd

I tillæg til de formelle regler, bringer vi her Wobas 10 bedste tips og retningslinjer for en god APV. Hvis du kombinerer det hele, får du et rigtigt godt afsæt til APV-arbejdet.

 

 

1. Gør det klart, hvad en APV betyder for din virksomhed

Nogen laver APV’en hvert tredje år, men det kan være en god idé at bruge APV’en som en overordnet, årlig trivselsmåling.

Undersøgelsens resultater er et super kompas, som løbende peger på både gode- og dårlige situationer i arbejdsmiljøet.

Ved at lave en APV på årlig, dynamisk basis, så har I langt større indsigt i jeres arbejdsmiljø og medarbejdernes daglige trivsel.

Og hvorfor er det så vigtigt?

Når I løbende og oftere tager pulsen på jeres medarbejdere, så vil I også stille jer selv langt bedre i forhold til at kunne forebygge både sygefravær og de omkostningskrævende medarbejdertab.

 

 

2. Vælg den rigtige metode for din virksomhed

Mon et APV-skema er den bedste metode – eller om I vil få mere værdi ud af at kombinere den med eksempelvis observation eller samtaler?

Meget små virksomheder kan anvende tjeklister sammen med observation for at kortlægge arbejdsmiljøet.

Store virksomheder med flere afdelinger anvender spørgeskemametoden. Det er nemmest at inkludere alle arbejdsforhold via spørgeskema frem for observation, som kræver overblik og træning.

 

 

3. Læg en realistisk tidsplan

I kan med fordel behandle APV’en som et projekt. Et projekt har brug for styring, så læg en tidsplan for hvornår I vil gennemføre og behandle de forskellige trin.

Sådan kommer I i mål med alle dele af APV’en, men I kan også beregne den tidsmæssige omkostning ved jeres proces – med henblik på at effektivisere den til næste gang.

 

 

4. Tilpas spørgerammen til din virksomhed

Vil du gøre det mere interessant for dine ansatte at svare på spørgsmål?

Så bør du stille de mest relevante.

Anvend en branche- eller afdelingsspecifik spørgeramme for at engagere dine ansatte og få de bedste, mest brugbare svar.

Når du udvælger den specifikke spørgeramme, så tænk over at vælge spørgsmål som kan trigge en “Det her er relevant for mig”-følelse hos dine medarbejdere.
På den måde opnås et større engagement og en mere markant velvilje i forhold til APV-projektet.

 

 

5. Gennemfør APV’en oftere end hvert tredje år

Virksomheder og organisationer gennemgår mange løbende forandringer. Og det gør din helt sikkert også.

Hvis du vil holde trit med niveauet af trivsel i din virksomhed, bør du gennemføre APV’en oftere end det lovpligtige hvert tredje år.

En årlig undersøgelse giver dig indsigt i resultatet af dine tidligere løsninger og muligheden for at opdage problemer under opsejling.

Og netop dét med at opdage problemer under opsejling er et hamrende vigtigt værktøj på din vej mod et bedre arbejdsmiljø og glade, tilfredse medarbejdere.

For kan du forudse udfordringer og problematikker, så kan du også meget nemmere forebygge dem – og ikke mindst handle på dem!

I employee engagement-regi kaldes denne term for ‘Predictive Analytics’ – og det kan du blive langt klogere på her >>> Predictive analytics – en ‘game changer’ for HR

 

 

6. Lav en ressourceliste til problemløsning

Når man finder en problematik, skal den løses. Hav dine ressourcer til handling klar.

Ressourcer kan være et budget, en tillidsrepræsentants tid og faglighed, adgang til en erhvervspsykolog eller noget helt fjerde.

Specifikke handlingsplaner er et vigtigt værktøj, når du sidder med en bunke APV-resultater og har kortlagt de pågældende problematikker.

For ét er at identificere problematikkerne. Noget andet er at handle konkret på dem. Og det kan specifikke, gennemarbejdede handlingsplaner afhjælpe.

 

 

7. Brug svarene til noget

Når man har tilkendegivet sin utilfredshed, bliver der efterladt et tomrum hos medarbejderen, hvis man ikke oplever en løsningsorienteret reaktion fra ledelsen.

Derfor er det utroligt vigtigt, at du som leder har både et ønske og en reel mulighed for at imødekomme undersøgelsens resultater.

De gode resultater kan du anvende til positiv kommunikation og bekræftelse.

Hvis I har lagt en særlig indsats for at forbedre stemningen på kontoret, er det dejligt, hvis dataene bekræfter, at I lykkedes med det.

I forbindelse med rekruttering er det også værdifuldt at fremlægge data, der bekræfter jeres udsagn om, at I har et godt arbejdsmiljø.

 

 

8. Lad være med at lave en proforma-APV

I mangel af tid, ressourcer, værktøj og formål sker det, at virksomheder gennemfører en proforma-APV eller en utilstrækkelig APV, hvor der skøjtes let og elegant henover hele processen, uden nogen intention om at bruge det til noget.

Her følger to konsekvenser. Konsekvenserne ved det er både at Arbejdstilsynet kan give virksomheden en bøde eller et påbud, men også at du svigter dig selv og din virksomhed på vigtige, oversete arbejdsmiljøområder.

Se ikke APV’en som en hurdle I bare skal have overstået grundet en lovpligtig instans, men skift dit mindset til at se APV’en som en uvurdérlig og meget vigtig ressource for din virksomhed som arbejdsplads – for det er præcis dét, det er!

 

 

9. Gør det nemt og tilgængeligt for medarbejderne at svare

Jo flere der svarer, jo bedre data. Jo bedre data, jo bedre mulighed for at identificere og løse problematikker.

Derfor er tilgængeligheden af din undersøgelse af afgørende karakter for, at du ikke spilder din egen og dine kollegaers tid.

Det er absolut værd at stile efter en høj svarprocent for at du kan implementere de bedste løsninger og blive en endnu bedre arbejdsplads.

Dit vigtigste værktøj: Oplysning.

Spar ikke på vidensdelingen vedrørende jeres APV-proces. Oplys dine medarbejdere om formål, proces og ikke mindst det faktum, at resultaterne på den anden side af processen vil føre til konkrete handlinger.

 

10. Brug jeres APV proaktivt til forebyggelse

Man gennemfører ikke kun APV’en for at få et stillbillede.

Jo oftere I gennemfører undersøgelsen, jo mere proaktiv viden indhenter I.

Proaktive strategier er ofte bedre end reaktive. Hvis I vil bruge APV’en som en fremtidssikrende strategi, kan I styrke organisationen hen over en årrække.

I styrker organisationen, fordi I formår at indhente viden om problematikker inden de opstår eller bliver så alvorlige, at I skal bruge mange ressourcer for at løse dem.

Og det er jo som bekendt ikke ligefrem ligegyldige ressourcer. I Danmark koster en stress-sygemelding eller en opsigelse i gennemsnit din virksomhed 1 million kroner.

Det kan altså hurtigt blive en sag, som gør rigtig av!

Og det kan dermed hurtigt betale sig at forebygge eventuelle problematikker – blandt andet med en automatiseret og dynamisk APV.

Tilmeld vores nyhedsbrev

Relaterede artikler

MicrosoftTeams Image
APV - Skema, skabelon, spørgeramme … kært barn har mange navne!

Og jo – APV’en er ‘et kært barn’.

For den er din sikreste og bedste vej til god trivsel og et godt arbejdsmiljø i virksomheden. Netop ved at give dig det nødvendige indblik i medarbejdernes tanker, oplevelser og måle temperaturen på deres daglige velvære, veltilpashed og følelse af at være en vigtig del af virksomheden.

Hovedrollen i din arbejdspladsvurdering er – og vil altid være – de valgte spørgsmål i selve målingen.

Og en APV kan være decideret ubrugelig, hvis du ikke får spurgt om de helt rigtige ting i forhold til præcis DIN virksomhed og DINE medarbejdere.

 

 

En branchespecifik spørgeramme?

Så, første step i APV-processen er at kortlægge hvilke spørgerammer, der er relevante for din branche. 

Det er klart, at hvis det er en byggeplads, så er der andre spørgsmål i APV’en end hvis det fx er en virksomhed udelukkende med kontorarbejde. 

APV’en skal jo både tage højde for det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø. 

I forhold til det fysiske arbejdsmiljø kigges der på de forskellige risici ved tunge løft, skæve arbejdsstillinger og arbejdet med farlige kemikalier. 

Med det psykiske arbejdsmiljø er fokus blandt andet på stressniveau, overskud, fleksibilitet og arbejdspres.

 

  • Så, hvilken branche befinder din virksomhed sig i? 
  • Er der præmisser for arbejdets udførelse som indebærer risici for medarbejderne? 
  • Arbejdes der med farlige kemikalier?
  • Udsættes medarbejderne for generelle sundhedsrisici?
  • Er det primært kontorarbejde? 

 

Når du har kortlagt branchen og hvilke præmisser, der primært gør sig gældende i forhold til arbejdsmiljøet, så kan du gå i gang med at vælge den rigtige spørgeramme. 

Få Woba.ios spørgeramme her 

MicrosoftTeams Image
APV - hvor ofte?

Som udgangspunkt skal der sættes gang i Projekt: Arbejdspladsvurdering hvert tredje år.
Det er, hvad lovgivningen siger, men der er også andre instanser, som du skal tage højde for.

 

Lovgivningens guidelines

Der er udarbejdet klare regler fra Arbejdstilsynet i forhold til, hvor ofte arbejdspladsvurderingen skal gennemføres.

Ifølge Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1234 af 29. oktober 2018. Kapitel 2a – § 6 b, stk. 4.

 

 

En arbejdspladsvurdering skal ajourføres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser m.v., som har betydning for virksomhedens arbejdsmiljø, dog senest hvert tredje år.

 

Og hvad betyder denne paragraf så helt præcist?

Det betyder, at der som udgangspunkt skal gennemføres APV hvert tredje år – som minimum. Den er ikke til at komme udenom.

Men … Hvis der har været nogen former for radikale ændringer på arbejdspladsen i mellemtiden, så dur den med hvert tredje år ikke længere.

 

– Har I indført hybride arbejdspladser, hvor medarbejderne må arbejde mere hjemme?

Er I flyttet i nye lokaler inden for den seneste tid?

– Har I optimeret på arbejdsprocesser og arbejdsmetoder, sådan så de er undergået en relativt stor forandring for medarbejderne?

 

Jamen, så er virksomheden kvalificeret til at gennemføre en APV efterfølgende ifølge lovgivningen.

Og der er ret stor chance for, at du lige nu befinder dig i en virksomhed som netop har undergået et par væsentlige forandringer de seneste år.

Post-corona-tiden betyder en helt ny tilgang til hybrid-arbejdspladsen, hvor mange medarbejdere og virksomheder nu har set værdien i at arbejde hjemme nogle dage om ugen.

En stor værdi.

Men også en instans som gør, at arbejdspladsen ændres og at arbejdsmiljøet og trivslen kan udsættes for forskellige og nye former for udfordringer og problematikker.

Det er vigtigt for virksomheden og ikke mindst arbejdsmiljøet, at disse problematikker opdages, analyseres og håndteres på et tidligt tidspunkt – hvilket APV’en netop kan være med til at sikre.

Malene Square 150x150
Malene Madsen
CEO and Co-founder of Woba APS

Relaterede artikler

MicrosoftTeams Image
APV - Skema, skabelon, spørgeramme … kært barn har mange navne!

Og jo – APV’en er ‘et kært barn’.

For den er din sikreste og bedste vej til god trivsel og et godt arbejdsmiljø i virksomheden. Netop ved at give dig det nødvendige indblik i medarbejdernes tanker, oplevelser og måle temperaturen på deres daglige velvære, veltilpashed og følelse af at være en vigtig del af virksomheden.

Hovedrollen i din arbejdspladsvurdering er – og vil altid være – de valgte spørgsmål i selve målingen.

Og en APV kan være decideret ubrugelig, hvis du ikke får spurgt om de helt rigtige ting i forhold til præcis DIN virksomhed og DINE medarbejdere.

 

 

En branchespecifik spørgeramme?

Så, første step i APV-processen er at kortlægge hvilke spørgerammer, der er relevante for din branche. 

Det er klart, at hvis det er en byggeplads, så er der andre spørgsmål i APV’en end hvis det fx er en virksomhed udelukkende med kontorarbejde. 

APV’en skal jo både tage højde for det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø. 

I forhold til det fysiske arbejdsmiljø kigges der på de forskellige risici ved tunge løft, skæve arbejdsstillinger og arbejdet med farlige kemikalier. 

Med det psykiske arbejdsmiljø er fokus blandt andet på stressniveau, overskud, fleksibilitet og arbejdspres.

 

  • Så, hvilken branche befinder din virksomhed sig i? 
  • Er der præmisser for arbejdets udførelse som indebærer risici for medarbejderne? 
  • Arbejdes der med farlige kemikalier?
  • Udsættes medarbejderne for generelle sundhedsrisici?
  • Er det primært kontorarbejde? 

 

Når du har kortlagt branchen og hvilke præmisser, der primært gør sig gældende i forhold til arbejdsmiljøet, så kan du gå i gang med at vælge den rigtige spørgeramme. 

Få Woba.ios spørgeramme her 

AF Louise Aarkrog
MicrosoftTeams Image
APV - hvor ofte?

Som udgangspunkt skal der sættes gang i Projekt: Arbejdspladsvurdering hvert tredje år.
Det er, hvad lovgivningen siger, men der er også andre instanser, som du skal tage højde for.

 

Lovgivningens guidelines

Der er udarbejdet klare regler fra Arbejdstilsynet i forhold til, hvor ofte arbejdspladsvurderingen skal gennemføres.

Ifølge Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1234 af 29. oktober 2018. Kapitel 2a – § 6 b, stk. 4.

 

 

En arbejdspladsvurdering skal ajourføres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser m.v., som har betydning for virksomhedens arbejdsmiljø, dog senest hvert tredje år.

 

Og hvad betyder denne paragraf så helt præcist?

Det betyder, at der som udgangspunkt skal gennemføres APV hvert tredje år – som minimum. Den er ikke til at komme udenom.

Men … Hvis der har været nogen former for radikale ændringer på arbejdspladsen i mellemtiden, så dur den med hvert tredje år ikke længere.

 

– Har I indført hybride arbejdspladser, hvor medarbejderne må arbejde mere hjemme?

Er I flyttet i nye lokaler inden for den seneste tid?

– Har I optimeret på arbejdsprocesser og arbejdsmetoder, sådan så de er undergået en relativt stor forandring for medarbejderne?

 

Jamen, så er virksomheden kvalificeret til at gennemføre en APV efterfølgende ifølge lovgivningen.

Og der er ret stor chance for, at du lige nu befinder dig i en virksomhed som netop har undergået et par væsentlige forandringer de seneste år.

Post-corona-tiden betyder en helt ny tilgang til hybrid-arbejdspladsen, hvor mange medarbejdere og virksomheder nu har set værdien i at arbejde hjemme nogle dage om ugen.

En stor værdi.

Men også en instans som gør, at arbejdspladsen ændres og at arbejdsmiljøet og trivslen kan udsættes for forskellige og nye former for udfordringer og problematikker.

Det er vigtigt for virksomheden og ikke mindst arbejdsmiljøet, at disse problematikker opdages, analyseres og håndteres på et tidligt tidspunkt – hvilket APV’en netop kan være med til at sikre.

AF Louise Aarkrog
Header Blog Image Apv Skema
APV-skema og andre populære måder at kortlægge arbejdsmiljøet

Selvom arbejdspladsvurderingen er lovpligtig og skal leve op til en række specifikke krav, så er der en vis grad af metodefrihed.

Det gælder særligt i forbindelse med kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljø.

Jeg gennemgår her de tre mest udbredte metoder: APV-skema, interview og observation.

For selvom der er metodefrihed, så er ikke alle metoder lige.

Lad os springe ud i det.

AF Malene Madsen